Chắc hẳn quý khách đã từng có dịp được tham dự những sự kiện lớn diễn ra với quy mô hàng trăm khách tham dự. Khi hồi tưởng lại, quý độc giả có ấn tượng gì với những sự kiện đó? Đó có phải là địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng, là thành phần khách mời, sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, hay đơn giản là bài phát biểu rất hay trong hội nghị? Bài viết hôm nay sẽ đặt ra một vài lưu ý khi chọn phòng hội nghị, đặc biệt là những sự kiện có nhiều khách mời để hoàn thiện thêm quá trình chuẩn bị hội nghị.
Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng
Số lượng khách mời hội nghị là yếu tố quan trọng quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Có số lượng, đối tượng khách mời chính xác sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng hội nghị phù hợp nhất.
Khi thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp phải đảm bảo đủ không gian cho khách mời, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp mà cũng không quá rộng, dễ dàng cho việc di chuyển. Hãy đảm bảo khách mời luôn được thoải mái nhất.
Thêm vào đó cần xác định được số lượng khách mời để bố trí hệ thống âm thanh ánh sáng sao tất cả mọi người tham dự đều có thể nắm bắt được thông tin cần truyền đạt.
Một không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe, không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.
Địa điểm tổ chức hội nghị
Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cũng là một yếu tố cần lưu ý nếu muốn sự kiện diễn ra thành công. Hãy đảm bẳng rằng địa điểm tổ chức sẽ thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời tới tham dự.
Một yếu tố quan trọng khác đó là lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của hội nghị. Với những hội nghị cao cấp, địa điểm lựa chọn thường là các khách sạn lớn để đảm bảo được tính chất trang trọng cũng như nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp nhất
Thời gian tổ chức hội nghị
Đối với những hội nghị thông thương. Thời gian tổ chức hội nghị nên là cuối tuần. Vì đây là khoảng thời gian phù hợp cho đa phần đối tượng khách mời. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó kín chỗ do quá tải cuối tuần.
Một số hội nghị quan trọng thì thời gian phụ thuộc nhiều vào lịch làm việc của các bên. Những hội nghị này, thời gian chuẩn bị thường kéo dài vài tháng và chỉ diễn ra trong vài ngày.
Điều này đặt ra yêu cầu phòng hội nghị phải đảm bảo về vấn đề an ninh. Cũng như cơ sở vật chất trong khoảng thời gian đó. Để không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị.
Ví dụ, hội nghị cấp cao APEC 2017 có thành công trọn vẹn như vậy là nhờ thời gian chuẩn bị kéo dài suốt vài năm của cả một ekip hùng hậu và chuyên nghiệp.
Trang thiết bị phục vụ hội nghị
Chuẩn bị phòng hội nghị không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian mong muốn. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết. Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục. Như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng.
Tuy nhiên để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ. Cần kiểm tra những hạng mục này, chất lượng hoạt động và thử demo trước khi đưa vào vận hành. Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt. Như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… Thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.
Chi phí phòng hội nghị cần được lưu ý khi chọn phòng hội nghị
Hiện nay, phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng.
Thông thường các khách sạn 4 – 5 sao, resort sẽ tính phí trên đầu người. Giá sẽ bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính,… Chính vì vậy khâu xác định số lượng khách mời cần chuẩn xác để tránh lãng phí không cần thiết.
Ở một số địa điểm phổ thông, tùy vào chất lượng phục vụ. Hội trường sức chứa từ 50-80 khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới 7 triệu đồng. Còn sức chứa từ 100 khách trở lên sẽ có giá trên dưới 10 triệu đồng.
Trên đây là một số lưu ý khi chọn phòng hội nghị. Tuy rằng sẽ có nhiều yếu tố khác nhưng nhìn chung chỉ cần đáp ứng được những yếu tố này là quý khách đã có thể chọn được phòng hội nghị phù hợp cho sự kiện của mình
Kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp Cyber Show trở thành đối tác đáng tin cậy của quý khách hàng trong hành trình tổ chức những hội nghị khách hàng đẳng cấp với giá thành hợp lý, phù hợp với nhu cầu của quý khách.
»»» Tìm hiểu thêm:
