Tổ chức Year End Party là một chương trình đặc sắc và ấn tượng được doanh nghiệp tổ chức vào dịch cuối năm. Với ý nghĩa là một bữa tiệc liên hoan khép lại năm cũ và chuẩn bị chào đón năm mới. Cùng sự góp mặt của đông đảo khách mời quan trọng. Việc mang đến thành công cho bữa tiệc này là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Hiểu được tâm lý đó của đa số các công ty; Cyber Show muốn chia sẻ nhiều hơn tới quý vị về cách thức tổ chức sự kiện trên. Đặc biệt là về kế hoạch tổ chức year end party – nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sau cùng của sự kiện.
Tìm hiểu:
10 bước hướng dẫn tổ chức Year End Party – Tiệc cuối năm ấn tượng
Tổ chức Year End Party 2019 hoành tráng, ý nghĩa cho doanh nghiệp
Kế hoạch tổ chức Year End Party trong việc xác định địa điểm và thời gian
Một trong những vấn đề quan trọng khi tổ chức Year End Party chính là địa điểm và thời gian thực hiện sự kiện. Bởi nó là cơ sở để doanh nghiệp tính toán tới các hoạt động; và cách thức triển khai các công việc về tổ chức sau đó. Cụ thể:
Về địa điểm tổ chức
Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát những địa điểm thích hợp. Có thể tổ chức bữa tiệc tùy vào điều kiện và khả năng tài chính của đơn vị.
Ngoài các trung tâm hội nghị, quý vị cũng có thể lựa chọn trụ sở công ty làm không gian triển khai sự kiện, nếu điều kiện cho phép.
Tuy nhiên lưu ý, dù là thực hiện bữa tiệc ở đâu; thì địa điểm tổ chức cũng phải đảm bảo một số yếu tố nhất định. Như đủ không gian, có thể đáp ứng tối đa các dịch vụ về tổ chức sự kiện, dịch vụ về chăm sóc và hỗ trợ khách mời.
Về thời gian, thời điểm tổ chức
Bản kế hoạch tổ chức year end party cần làm rõ thời gian cụ thể khi thực hiện sự kiện. Bao gồm mốc thời gian cụ thể để hoàn thành; từ giai đoạn chuẩn bị đến thời điểm tổ chức chính thức của bữa tiệc là khi nào.
Nội dung này cần được doanh nghiệp có sự tính toán và cân nhắc phù hợp. Để đảm bảo thời gian triển khai và hiệu quả của công tác tổ chức Year End Party.
Xác định khối lượng và các hạng mục công việc
Không chỉ với riêng Year End Party, mà nhìn chung khối lượng công việc cần thực hiện khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng khá lớn và vất vả.
Chính vì thế doanh nghiệp cần có tìm hiểu, vạch định; và liệt kê chi tiết những công việc, những hạng mục cần phải chuẩn bị.
Vấn đề này chính là nội dung mà bản kế hoạch tổ chức year end party cần phải có.
Tuyển chọn nhân sự và phân công nhiệm vụ
Dựa trên danh sách và khối lượng các công việc được vạch ra trước đó. Vấn đề tiếp theo mà kế hoạch tổ chức year end party cần làm rõ; chính là số lượng nhân sự cần thiết cho từng hạng mục ra sao. Yêu cầu cụ thể với từng công việc là như thế nào.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành tuyển chọn những đối tượng, cá nhân phù hợp. Tiến hành hướng dẫn, phân công nhiệm vụ chi tiết để mọi người nắm bắt và triển khai.
Kế hoach tổ chức Year End Party về việc lên danh sách khách mời
Trong quá trình triển khai công tác tổ chức Year End Party. Quý doanh nghiệp cần đồng thời xác định những đối tượng khách mời sẽ tới tham dự chương trình.
Lưu ý, công việc này không nên để sát với thời điểm tổ chức. Bởi sẽ rất dễ gây thiếu sót hoặc quá công việc vào những giai đoạn nước rút.
Do đó, thời điểm thích hợp để thực hiện công việc này, là khi mọi công đoạn chuẩn bị đã đi được nửa theo bản kế hoạch tổ chức year end party. Phía doanh nghiệp cần có sự rà soát và kiểm tra danh sách khách mời để tránh có sai sót.
Đồng thời cần triển khai kế hoạch in, ấn và gửi thư mời tới các đối tượng này. Trước thời điểm diễn ra chương trình ít nhất từ 1 – 2 tuần lễ.
Một bản kế hoạch tổ chức year end party hoàn chỉnh; là cơ sở quan trọng để bữa tiệc Year End Party của doanh nghiệp thêm thành công và trọn vẹn. Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện chương trình này. Hãy liên hệ ngay với Cyber Show để được hỗ trợ; và cung cấp những dịch vụ về tổ chức sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp với giá cả phải chăng nhất thị trường.
Tìm hiểu thêm:
Lập kế hoạch tổ chức Year End Party hoành tráng cho doanh nghiệp
