Thông báo tiệc tất niên công ty là nội dung giúp nhân viên nắm được thời gian, địa điểm, hình thức tham dự và những yêu cầu cần chuẩn bị trước chương trình. Với đối tác, khách hàng hoặc khách mời đặc biệt, thông báo thường được thay bằng thư mời hoặc thiệp có mức độ trang trọng và cá nhân hóa cao hơn.
Đối với HR, Admin hoặc Marketing, một nội dung mời rõ ràng không chỉ giúp khách hiểu chương trình mà còn hỗ trợ quản lý danh sách, số người xác nhận, nhu cầu ăn uống, xe đưa đón và các yêu cầu tiếp đón. Đây là đầu việc cần được lập kế hoạch trong quá trình tổ chức Year End Party, không nên chờ đến sát ngày mới chuẩn bị.
Bài viết tổng hợp các mẫu thông báo, thư mời và thiệp dành cho tiệc tất niên doanh nghiệp. Người phụ trách có thể thay thế dữ liệu trong dấu ngoặc vuông và điều chỉnh giọng văn theo văn hóa nội bộ.
Một thư mời hiệu quả phải giúp người nhận hiểu mình được mời với vai trò nào, cần có mặt khi nào, chuẩn bị điều gì và xác nhận tham dự bằng cách nào.
Thông báo, thư mời và thiệp mời khác nhau thế nào?
| Hình thức | Đối tượng phù hợp | Mục đích chính |
|---|---|---|
| Thông báo tiệc tất niên công ty | Toàn thể nhân viên, phòng ban hoặc chi nhánh | Công bố thông tin chính thức và hướng dẫn chuẩn bị |
| Thư mời tiệc tất niên | Nhân viên, lãnh đạo, khách hàng và đối tác | Thể hiện lời mời, lý do tổ chức và sự trân trọng |
| Thiệp mời tiệc tất niên | Khách mời cần một ấn phẩm hình ảnh ngắn gọn | Trình bày tên chương trình, thời gian, địa điểm và dress code |
| Save the Date | Nhân viên, đối tác hoặc khách cần sắp xếp lịch sớm | Giữ trước ngày tổ chức khi thông tin chi tiết chưa hoàn thiện |
| Tin nhắn nhắc lịch | Người đã nhận thư hoặc xác nhận tham dự | Nhắc giờ, địa điểm, bản đồ và đầu mối hỗ trợ |
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức trong cùng một chương trình. Chẳng hạn, gửi Save the Date trước, phát hành thư mời chính thức sau khi chốt địa điểm và gửi tin nhắc ngắn trước ngày diễn ra.
Những thông tin phải chốt trước khi viết thư mời
| Thông tin | Nội dung cần xác nhận | Rủi ro nếu ghi chưa rõ |
|---|---|---|
| Đơn vị tổ chức | Tên doanh nghiệp, logo và phòng ban đứng tên mời | Người nhận không xác định được chủ thể gửi |
| Tên chương trình | Year End Party, tiệc tất niên, gala hoặc tên chủ đề riêng | Thông tin không đồng nhất với truyền thông nội bộ |
| Đối tượng nhận | Nhân viên, lãnh đạo, đối tác, khách hàng hoặc khách đặc biệt | Sai cách xưng hô và mức độ trang trọng |
| Thời gian | Ngày, giờ đón khách, giờ bắt đầu và thời gian kết thúc dự kiến | Khách đến muộn hoặc bỏ lỡ nội dung quan trọng |
| Địa điểm | Tên venue, sảnh, tầng, địa chỉ và bản đồ | Khách đến nhầm cơ sở hoặc mất thời gian tìm sảnh |
| Trang phục | Dress code, phong cách và lưu ý theo chủ đề | Người tham dự chuẩn bị trang phục không phù hợp |
| Xác nhận tham dự | Kênh phản hồi, thời hạn và người phụ trách | Không chốt được số bàn, quà và chỗ ngồi |
| Lưu ý đặc biệt | Xe đưa đón, khách đi cùng, món ăn, gửi xe hoặc bảo mật | Phát sinh tại khu vực check-in và bàn tiệc |
Tên và giọng văn của chương trình nên được xây dựng sau khi doanh nghiệp lựa chọn Year End Party ideas. Điều này giúp thông báo, thiệp mời và trải nghiệm thực tế cùng truyền tải một tinh thần.
12+ mẫu thông báo tiệc tất niên công ty và thư mời
Các mẫu dưới đây được viết theo dạng khung. Khi sử dụng, doanh nghiệp cần thay thế nội dung trong dấu ngoặc vuông và kiểm tra lại ngày, thứ, giờ, địa điểm cùng thông tin xác nhận.
Mẫu thông báo tiệc tất niên công ty chính thức
THÔNG BÁO TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN [TÊN DOANH NGHIỆP]
Kính gửi: Toàn thể Cán bộ Nhân viên [Tên doanh nghiệp],
Nhằm cùng nhau nhìn lại hành trình đã qua, ghi nhận những đóng góp của tập thể và chào đón chặng đường mới, Ban Lãnh đạo trân trọng thông báo tổ chức chương trình [Tên chương trình].
Thời gian: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm, sảnh, địa chỉ]
Trang phục: [Dress code]
Thời hạn xác nhận: [Ngày]
Hình thức xác nhận: [Đường dẫn hoặc người phụ trách]Đề nghị Anh/Chị/Em sắp xếp công việc và xác nhận tham dự đúng thời hạn để Ban tổ chức chuẩn bị chu đáo.
Trân trọng,
Ban Tổ chức [Tên doanh nghiệp]
Mẫu thông báo nội bộ gần gũi
CẢ NHÀ ƠI, HẸN NHAU TẠI [TÊN CHƯƠNG TRÌNH]!
Sau một hành trình nhiều nỗ lực, đã đến lúc đại gia đình [Tên doanh nghiệp] cùng nhìn lại những khoảnh khắc đáng nhớ và tận hưởng một buổi tối thật trọn vẹn bên nhau.
Thời gian: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm]
Dress code: [Thông tin trang phục]Anh/Chị/Em vui lòng xác nhận tham dự tại [Đường dẫn] trước [Thời hạn]. Hẹn gặp mọi người tại chương trình!
Mẫu thông báo ngắn qua Zalo, Teams hoặc nhóm chat
[Tên doanh nghiệp] trân trọng thông báo chương trình [Tên chương trình] sẽ diễn ra vào lúc [Giờ], [Ngày] tại [Địa điểm].
Dress code: [Thông tin]
Xác nhận tham dự: [Đường dẫn]
Thời hạn phản hồi: [Ngày]Thông tin chi tiết được gửi trong thiệp mời đính kèm. Hẹn gặp Anh/Chị/Em tại chương trình!
Mẫu Save the Date
SAVE THE DATE
Hãy dành lịch cho chương trình [Tên chương trình] của [Tên doanh nghiệp].
Ngày tổ chức: [Ngày]
Địa điểm dự kiến: [Khu vực hoặc thành phố]Thư mời chính thức và thông tin chi tiết sẽ được gửi trong thời gian tới. Chúng tôi rất mong được gặp bạn tại chương trình!
Mẫu thông báo dành cho nhiều chi nhánh hoặc ca làm việc
THÔNG BÁO THAM DỰ TIỆC TẤT NIÊN
Kính gửi toàn thể nhân viên tại [Tên chi nhánh/nhà máy],
Chương trình [Tên chương trình] sẽ được tổ chức vào [Ngày] tại [Địa điểm]. Để đảm bảo công tác vận chuyển và sắp xếp ca làm việc, nhân viên vui lòng đăng ký theo thông tin sau:
Ca/chi nhánh: [Thông tin]
Điểm tập trung: [Địa điểm]
Giờ xe khởi hành: [Giờ]
Người phụ trách: [Họ tên, số điện thoại]
Thời hạn đăng ký: [Ngày]Đề nghị các bộ phận tổng hợp danh sách và gửi về Ban tổ chức đúng thời hạn.
Mẫu thư mời dành cho nhân viên
THƯ MỜI THAM DỰ TIỆC TẤT NIÊN [TÊN DOANH NGHIỆP]
Thân gửi Anh/Chị/Em [Tên phòng ban hoặc toàn thể nhân viên],
[Tên doanh nghiệp] trân trọng mời Anh/Chị/Em tham dự chương trình [Tên chương trình]. Đây là dịp để tập thể cùng nhìn lại hành trình đã qua, ghi nhận những đóng góp và chia sẻ niềm vui trước chặng đường mới.
Thời gian: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm, sảnh, địa chỉ]
Trang phục: [Dress code]
Xác nhận tham dự: [Đường dẫn hoặc đầu mối] trước [Thời hạn]Sự hiện diện của mỗi thành viên sẽ góp phần tạo nên một đêm gặp gỡ trọn vẹn và đáng nhớ.
Trân trọng,
Ban Tổ chức [Tên doanh nghiệp]
Mẫu thư mời dành cho khách hàng và đối tác
THƯ MỜI THAM DỰ [TÊN CHƯƠNG TRÌNH]
Kính gửi Quý Đối tác/Quý Khách hàng [Tên người nhận hoặc đơn vị],
[Tên doanh nghiệp] trân trọng kính mời Quý vị tham dự chương trình [Tên chương trình]. Đây là dịp để chúng tôi gửi lời cảm ơn về sự tin tưởng và đồng hành của Quý vị, đồng thời cùng chia sẻ những định hướng cho chặng đường tiếp theo.
Thời gian đón khách: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm, sảnh, địa chỉ]
Trang phục: [Dress code]
Vui lòng xác nhận tham dự: [Thông tin RSVP] trước [Thời hạn]Sự hiện diện của Quý vị là niềm vinh hạnh đối với [Tên doanh nghiệp].
Trân trọng,
[Họ tên – Chức danh – Tên doanh nghiệp]
Mẫu thư mời dành cho Ban lãnh đạo hoặc khách mời đặc biệt
TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI
Kính gửi [Danh xưng, họ tên, chức danh],
Thay mặt [Tên doanh nghiệp], chúng tôi trân trọng kính mời [Danh xưng và họ tên] tham dự [Tên chương trình], sự kiện đánh dấu [Mục tiêu hoặc cột mốc chính].
Thời gian: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm, sảnh, địa chỉ]
Nội dung trân trọng kính mời tham gia: [Phát biểu, trao giải hoặc nghi thức]
Đầu mối tiếp đón: [Họ tên, số điện thoại]Chúng tôi rất mong được đón tiếp và trân trọng sự hiện diện của [Danh xưng].
Trân trọng,
[Người đại diện doanh nghiệp]
Mẫu thư mời dành cho nhân viên và gia đình
Thân gửi Anh/Chị/Em [Tên doanh nghiệp],
Nhằm tạo cơ hội để các thành viên và gia đình cùng gặp gỡ, kết nối, [Tên doanh nghiệp] trân trọng mời Anh/Chị/Em cùng người thân tham dự [Tên chương trình].
Thời gian: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên địa điểm]
Số người đi cùng được đăng ký: [Thông tin]
Hoạt động dành cho trẻ em: [Có/Không]
Xác nhận số người tham dự: [Đường dẫn] trước [Thời hạn]Hẹn gặp Anh/Chị/Em và gia đình tại chương trình!
Mẫu Year End Party invitation bằng tiếng Anh
YEAR END PARTY INVITATION
Dear [Guest Name],
[Company Name] is delighted to invite you to [Event Name], an evening dedicated to celebrating our shared journey, recognizing outstanding contributions and welcoming the next chapter together.
Date: [Date]
Welcome time: [Time]
Venue: [Venue and address]
Dress code: [Dress code]
RSVP: [Contact or link] by [Deadline]We look forward to celebrating this special occasion with you.
Sincerely,
[Name – Title – Company]
Mẫu lời mời Year End Party tiếng Anh dành cho nhân viên
LET’S CELEBRATE TOGETHER!
Dear Team,
It is time to look back on our journey, celebrate what we have achieved and enjoy a memorable evening together at [Event Name].
Date and time: [Information]
Venue: [Information]
Dress code: [Information]
Please confirm your attendance at [Link] by [Deadline].We look forward to seeing everyone there!
Mẫu thư mời song ngữ Việt – Anh
THƯ MỜI | INVITATION
[Tên doanh nghiệp] trân trọng kính mời Quý vị tham dự [Tên chương trình].
[Company Name] cordially invites you to [Event Name].Thời gian | Date and Time: [Thông tin]
Địa điểm | Venue: [Thông tin]
Trang phục | Dress Code: [Thông tin]
Xác nhận | RSVP: [Thông tin]Chúng tôi rất mong được đón tiếp Quý vị.
We look forward to welcoming you.
Mẫu tin nhắn nhắc lịch trước chương trình
[Tên doanh nghiệp] xin nhắc lịch chương trình [Tên chương trình]:
Thời gian đón khách: [Giờ], [Ngày]
Địa điểm: [Tên sảnh, địa chỉ]
Trang phục: [Dress code]
Bản đồ: [Đường dẫn]
Đầu mối hỗ trợ: [Họ tên, số điện thoại]Hẹn gặp Anh/Chị tại chương trình!
Mẫu nhắc xác nhận tham dự
Thân gửi Anh/Chị,
Ban tổ chức [Tên chương trình] chưa ghi nhận phản hồi tham dự của Anh/Chị. Vui lòng xác nhận tại [Đường dẫn] trước [Thời hạn] để chúng tôi hoàn thiện công tác đón tiếp, bàn tiệc và quà tặng.
Nếu Anh/Chị đã phản hồi, vui lòng bỏ qua tin nhắn này. Trân trọng cảm ơn!
Cấu trúc thư mời tiệc tất niên dễ đọc
Tiêu đề cho biết ngay mục đích
Tiêu đề cần chứa tên doanh nghiệp hoặc tên chương trình. Có thể sử dụng “Thư mời tham dự Year End Party [Tên doanh nghiệp]”, “Trân trọng kính mời tham dự Tiệc Tất Niên” hoặc “Save the Date: [Tên sự kiện]”.
Lời chào đúng vai trò người nhận
Với nhân viên, cách xưng hô có thể gần gũi nhưng vẫn cần phù hợp văn hóa nội bộ. Với đối tác, khách hàng và lãnh đạo cấp cao, nên cá nhân hóa họ tên, chức danh và đơn vị.
Lý do tổ chức và lời mời
Phần mở đầu chỉ cần một đến hai câu để nêu mục tiêu như tổng kết, ghi nhận, tri ân hoặc cùng hướng đến chặng đường mới. Không nên đưa lịch sử doanh nghiệp quá dài vào thư mời.
Thông tin tham dự được tách rõ
Ngày giờ, địa điểm, sảnh, dress code và bản đồ nên được trình bày thành từng dòng. Nếu đang lựa chọn nhà hàng tổ chức Year End Party, cần chốt chính xác cơ sở và tên sảnh trước khi phát hành thư.
Cách xác nhận và thời hạn phản hồi
Lời kêu gọi phản hồi phải cho biết khách xác nhận bằng biểu mẫu, email, tin nhắn hay qua đầu mối phụ trách. Nếu được đi cùng người thân, cần hỏi rõ số lượng ngay trong biểu mẫu.
Lời kết và thông tin hỗ trợ
Kết thúc bằng lời mong đợi sự hiện diện của khách và chữ ký của cá nhân hoặc đơn vị đứng tên mời. Số điện thoại hỗ trợ nên thuộc về người nắm rõ địa điểm, danh sách khách và phương án đón tiếp.
Thiết kế thiệp mời tiệc tất niên và thiệp Year End Party
Thiệp mời nên sử dụng cùng tên chương trình, logo, bảng màu và ngôn ngữ hình ảnh với phương án trang trí Year End Party. Tính nhất quán giúp khách nhận diện chủ đề từ trước khi bước vào sự kiện.
Ưu tiên khả năng đọc trên điện thoại
Phần lớn thiệp điện tử được xem trên màn hình nhỏ. Cỡ chữ phải đủ đọc, độ tương phản rõ và các dữ liệu quan trọng không nên đặt sát mép. Cần kiểm tra file thực tế trên nhiều thiết bị trước khi gửi hàng loạt.
Tạo thứ tự thị giác rõ ràng
Tên chương trình, thời gian và địa điểm cần nổi bật hơn phần mô tả. Logo không nên lấn át thông tin. Nếu dress code là yêu cầu bắt buộc, nên thể hiện bằng cả màu mẫu và chú thích chữ.
Đồng bộ với background và không gian
Thiệp mời và mẫu backdrop Year End Party có thể sử dụng chung key visual nhưng cần điều chỉnh bố cục theo tỷ lệ. Không nên lấy nguyên thiết kế sân khấu ngang rồi thu nhỏ thành thiệp dọc.
Ghi dress code rõ ràng
Nếu chương trình có yêu cầu trang phục, nên dẫn giải màu sắc hoặc phong cách cụ thể thay vì chỉ ghi “formal” hoặc “theo chủ đề”. Người phụ trách có thể đối chiếu thêm nội dung Year End Party mặc gì.
Nên gửi thông báo và thư mời bằng hình thức nào?
| Hình thức | Phù hợp khi | Lưu ý triển khai |
|---|---|---|
| Thiệp in trao tay | Khách VIP, lãnh đạo hoặc đối tác quan trọng | Kiểm tra họ tên, chức danh, chất lượng in và kế hoạch giao nhận |
| Email cá nhân hóa | Có danh sách khách rõ và cần theo dõi phản hồi | Tiêu đề dễ nhận biết, nội dung không phụ thuộc hoàn toàn vào ảnh |
| Thông báo nội bộ | Cần công bố thông tin đồng loạt cho nhân viên | Sử dụng một nguồn thông tin chính thức và có phiên bản cuối cùng |
| Tin nhắn nhóm | Thông báo nhanh hoặc gửi lời nhắc | Không để nhiều phiên bản khác nhau trôi trong nhóm |
| Thiệp điện tử kèm RSVP | Số lượng khách lớn và cần thu thập dữ liệu | Biểu mẫu ngắn, dễ dùng trên điện thoại và có người theo dõi |
| Save the Date | Ngày đã chốt nhưng nội dung chưa hoàn thiện | Ghi rõ đây chưa phải thư mời chính thức |
Tiến độ gửi thư mời và quản lý xác nhận
| Mốc tham khảo | Công việc | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Trước 3–4 tuần | Phân nhóm khách và gửi Save the Date nếu cần | Danh sách sơ bộ và các nhóm cần thông báo sớm |
| Trước 2–3 tuần | Duyệt nội dung, thiết kế, người ký và hình thức gửi | Phiên bản cuối cùng được khóa |
| Trước 10–14 ngày | Gửi thư mời chính thức và mở kênh xác nhận | Dữ liệu RSVP bắt đầu được theo dõi |
| Trước 5–7 ngày | Nhắc người chưa phản hồi và rà yêu cầu đặc biệt | Số lượng khách gần hoàn chỉnh |
| Trước 2–3 ngày | Khóa số lượng, bàn tiệc, quà và xe đưa đón | Danh sách vận hành được bàn giao |
| Trước 1 ngày | Gửi tin nhắc gồm giờ, địa điểm và đầu mối | Khách có thông tin cuối cùng dễ tra cứu |
Danh sách khách và các mốc gửi cần được đưa vào kế hoạch tổ chức Year End Party. Nếu chương trình có sơ đồ bàn, nội dung thư mời phải được đối chiếu với danh sách thực tế trước khi bàn giao cho đội ngũ check-in.
Dữ liệu nên thu thập khi khách xác nhận tham dự
- Họ tên, chức danh và đơn vị.
- Trạng thái tham dự hoặc không tham dự.
- Số người đi cùng nếu được phép.
- Yêu cầu món chay, dị ứng hoặc chế độ ăn đặc biệt.
- Nhu cầu xe đưa đón và điểm đón.
- Thông tin lưu trú nếu khách đến từ xa.
- Vai trò trong chương trình như phát biểu hoặc trao giải.
- Yêu cầu tiếp đón, chỗ ngồi hoặc bảo mật.
- Số điện thoại và email liên hệ.
Dữ liệu thu được phải được chuyển đến các bộ phận liên quan, không chỉ lưu trong biểu mẫu. Thông tin về giờ đón khách, sơ đồ bàn và vai trò khách mời cũng cần khớp với kịch bản Year End Party.
Từ thư mời đến trải nghiệm đón khách
Thông tin được hứa hẹn trong thư mời phải được tiếp nối tại sự kiện. Nếu thư ghi có xe đưa đón, khu vực check-in riêng, bàn VIP, món ăn đặc biệt hoặc quà tặng, đội ngũ vận hành cần nhận được danh sách tương ứng.
Tại Year End Party Itechwx, danh sách khách, hoạt động đón tiếp và nội dung chương trình cần được phối hợp trên cùng một kế hoạch để duy trì trải nghiệm liền mạch.
Với Year End Party Newlands USA, tên chương trình và chủ đề “A Starry Celebration” được duy trì từ nhận diện đến không gian check-in. Đây là nguyên tắc cần áp dụng cho thiệp mời: mở đầu đúng câu chuyện mà khách sẽ trải nghiệm.
Những lỗi thường gặp khi làm thông báo và thư mời
- Gửi thông báo khi ngày, địa điểm hoặc dress code chưa được khóa.
- Dùng một nội dung cho nhân viên, lãnh đạo và đối tác.
- Thiệp đẹp nhưng chữ quá nhỏ hoặc thiếu tương phản.
- Đưa toàn bộ thông tin vào ảnh mà không có nội dung văn bản đi kèm.
- Không ghi tên sảnh, tầng hoặc cơ sở của địa điểm.
- Không có thời hạn và phương thức xác nhận tham dự.
- Gửi thư nhưng không theo dõi trạng thái phản hồi.
- Nội dung trên thiệp, email và biểu mẫu không thống nhất.
- Không ghi rõ khách có được đi cùng người thân hay không.
- Không chuyển dữ liệu RSVP cho đội ngũ vận hành.
- Gửi thông báo quá muộn trong giai đoạn cao điểm cuối năm.
- Không có một phiên bản chính thức để khách tra cứu lại.
Checklist trước khi gửi thông báo tiệc tất niên
- Tên doanh nghiệp, tên chương trình và logo đúng phiên bản.
- Họ tên, danh xưng và chức danh người nhận chính xác.
- Ngày, thứ, giờ đón khách và giờ bắt đầu khớp kế hoạch.
- Tên venue, sảnh, tầng, địa chỉ và bản đồ đã kiểm tra.
- Dress code được mô tả bằng chữ, không chỉ bằng màu.
- Đường dẫn hoặc mã QR xác nhận hoạt động tốt.
- Thời hạn RSVP sớm hơn mốc chốt số lượng với địa điểm.
- Số điện thoại hỗ trợ thuộc về người nắm rõ thông tin.
- Nội dung trên thiệp, email, biểu mẫu và tin nhắn thống nhất.
- Phiên bản gửi thử đã được kiểm tra trên điện thoại và máy tính.
- Danh sách người nhận đã được rà soát và phân nhóm.
- Có kế hoạch nhắc những người chưa phản hồi.
Cyber Show phối hợp nội dung mời khách như thế nào?
Cyber Show có thể phối hợp nội dung thông báo và thiệp mời với chủ đề, key visual, kế hoạch khách mời, phương án check-in và vận hành chương trình. Việc sử dụng cùng một nguồn dữ liệu giúp hạn chế tình trạng thư mời ghi một thông tin nhưng hiện trường triển khai theo phiên bản khác.
Trong dự án trọn gói, một công ty tổ chức sự kiện có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ ý tưởng, thiết kế nhận diện, quản lý tiến độ đến đón tiếp khách và vận hành chương trình.
Doanh nghiệp có thể gửi thông tin về quy mô, đối tượng khách, địa điểm và yêu cầu chương trình để nhận báo giá tổ chức sự kiện cùng phương án triển khai phù hợp.
Câu hỏi thường gặp về thông báo và thư mời tiệc tất niên
Thông báo cần có tên chương trình, lý do tổ chức, thời gian, địa điểm, dress code, cách xác nhận, thời hạn phản hồi và đầu mối hỗ trợ. Nếu có xe đưa đón hoặc khách đi cùng, cần ghi rõ ngay trong thông báo.
Với tiệc nội bộ, có thể gửi thư chính thức trước khoảng 10–14 ngày. Nếu có đối tác, khách từ xa hoặc chương trình diễn ra trong mùa cao điểm, nên gửi Save the Date trước 3–4 tuần.
Thư mời phù hợp khi cần trình bày lý do tổ chức và thể hiện sự trân trọng. Thiệp mời phù hợp để truyền tải nhanh các thông tin chính bằng hình ảnh. Doanh nghiệp có thể dùng thiệp kèm một đoạn thư hoặc email.
Có thể áp dụng cho nhân viên, nhưng nên kèm đường dẫn hoặc thông báo chính thức để mọi người tra cứu cùng một phiên bản. Với đối tác và khách hàng, nên gửi cá nhân hóa qua email, tin nhắn riêng hoặc thiệp trao tay.
Có, đặc biệt khi chương trình dùng tiệc, có sơ đồ chỗ ngồi, quà tặng hoặc xe đưa đón. Thời hạn xác nhận phải sớm hơn mốc chốt số lượng với địa điểm.
Cách gọi phổ biến là “Year End Party invitation” hoặc “Invitation to the Year End Party”. Nếu chương trình dành cho khách quốc tế, nội dung nên ghi rõ date, time, venue, dress code và RSVP.
Không nên dùng nguyên một nội dung. Nhân viên cần thông tin vận hành, trong khi đối tác cần cách xưng hô trang trọng, mục đích mời rõ ràng và đầu mối tiếp đón riêng.
