Cyber Show xây dựng báo giá theo mục tiêu chương trình, quy mô người tham dự và phạm vi công việc doanh nghiệp cần hỗ trợ. Với mỗi yêu cầu tổ chức sự kiện, đội ngũ sẽ làm rõ các hạng mục trước khi đề xuất phương án và chi phí để doanh nghiệp có cơ sở xem xét, điều chỉnh và trình duyệt nội bộ.
Thông Tin Giúp Báo Giá Sát Nhu Cầu
Ngoài thông tin liên hệ trong form, doanh nghiệp nên mô tả ngắn những điểm sau:
- Mục tiêu: tổng kết, tri ân, vinh danh, gắn kết nhân sự hay giới thiệu sản phẩm.
- Người tham dự: số lượng dự kiến, nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc gia đình đi cùng.
- Thời gian và địa điểm: ngày dự kiến, khu vực mong muốn, địa điểm đã có hoặc cần tư vấn thêm.
- Phạm vi cần hỗ trợ: toàn bộ chương trình hay các hạng mục cụ thể; phần nào doanh nghiệp đã chuẩn bị.
- Ngân sách và yêu cầu ưu tiên: mức dự kiến, nội dung bắt buộc và thời điểm cần phương án để trình duyệt.
Hãy ghi rõ thông tin nào đã chốt và thông tin nào còn dự kiến. Điều này giúp phương án ban đầu bám đúng nhu cầu và thuận tiện hơn khi cần cập nhật.
Mỗi Loại Chương Trình Cần Làm Rõ Những Gì?
- Year End Party: số khách, hình thức dùng tiệc, nội dung tổng kết và vinh danh, yêu cầu sân khấu, biểu diễn và nhận diện chương trình.
- Tổ chức Team Building: thời lượng hoạt động, đặc điểm người tham dự, không gian tổ chức và có kết hợp di chuyển, ăn uống hoặc lưu trú hay không.
- Company Trip: điểm khởi hành, điểm đến, số ngày, tiêu chuẩn phòng, phương tiện và các hoạt động chung trong chuyến đi.
- Gala Dinner: quy mô tiệc, địa điểm, nội dung giao lưu, tiết mục và các hạng mục kỹ thuật cần triển khai.
Với chương trình kết hợp nhiều loại hình, doanh nghiệp nên mô tả toàn bộ hành trình để việc tính toán nhân sự, thiết bị và hậu cần được thống nhất.
Báo Giá Được Làm Rõ Theo Từng Hạng Mục
Tùy yêu cầu, báo giá có thể bao gồm ý tưởng và kịch bản, địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhân sự, tiệc, vận chuyển, lưu trú hoặc các hạng mục bổ sung. Khi trao đổi phương án, hai bên cần thống nhất:
- Hạng mục, số lượng và tiêu chuẩn thực hiện.
- Phần Cyber Show phụ trách và phần doanh nghiệp tự chuẩn bị.
- Các khoản đã bao gồm, chưa bao gồm và điều kiện cần xác nhận thêm.
- Ảnh hưởng đến chi phí khi thay đổi số khách, thời gian, địa điểm hoặc nội dung.
Khi cần điều chỉnh ngân sách, doanh nghiệp có thể nêu rõ phần muốn ưu tiên và phần có thể giản lược để hai bên xem xét phương án phù hợp.
Sau Khi Gửi Yêu Cầu, Cyber Show Sẽ Làm Gì?
- Trao đổi để làm rõ nhu cầu: xác nhận mục tiêu, thông tin dự kiến và phạm vi doanh nghiệp cần hỗ trợ.
- Xây dựng phương án và báo giá: đề xuất các hạng mục dựa trên thông tin đã thống nhất.
- Điều chỉnh trước khi chốt: cập nhật theo góp ý, ngân sách và yêu cầu phê duyệt của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể xem các dự án đã triển khai và video chương trình thực tế để tham khảo quy mô, không gian và cách tổ chức trước khi trao đổi phương án.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có thể ghi khu vực dự kiến và mô tả thêm nhu cầu về không gian, chẳng hạn hội trường trong TP.HCM hoặc resort có lưu trú. Nếu đã có địa điểm, nên cung cấp tên để việc trao đổi sát hơn với điều kiện thực tế.
Ở tab Sự kiện, doanh nghiệp điền ngân sách tổng dự kiến. Ở tab Du lịch, trường ngân sách thể hiện chi phí dự kiến cho một người. Phần mô tả nên ghi thêm ngân sách đã tính những hạng mục nào để hai bên hiểu cùng một phạm vi.
Có. Báo giá được cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi số khách, tiêu chuẩn dịch vụ hoặc phạm vi công việc. Các điều chỉnh cần được làm rõ trước khi hai bên thống nhất phương án triển khai.
Có. Doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu tổ chức tại các tỉnh thành khác. Chi phí sẽ được tính theo địa điểm, thời gian và nhu cầu vận chuyển, lưu trú, nhân sự của chương trình.
