Trong các buổi gala dinner, việc lên kịch bản tổ chức là vô cùng cần thiết. Kịch bản là bản mô phỏng toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Tạo điều kiện cho nhân sự thực hiện quản lý và giám sát một cách dễ dàng; chuyên nghiệp cũng như hoạch định, tránh những rủi ro có thể nhìn thấy trước. Giúp quý khách có cái nhìn khái quát hơn trong việc xây dựng kịch bản chương trình gala dinner tiêu chuẩn.
Để xây dựng một kịch bản tổ chức chương trình gala dinner trước hết cần
Xác định nhu cầu khách hàng
Trường hợp tổ chức gala dinner, đa phần doanh nghiệp sẽ hướng đến việc tổ chức một bữa tiệc mang lại sự thoải mái cho người tham dự. Là dịp để thư giãn, nghỉ xả hơi sau những ngày làm việc vất vả. Nhiều doanh nghiệp cũng thêm vào đó yếu tố như quảng bá hình ảnh; đẩy mạnh thương hiệu, kêu gọi vốn, quảng cáo sản phẩm…
Nội dung chương trình
Nội dung chương trình cũng là một vấn đề cần bàn luận trước khi có kịch bản chương trình gala dinner. Nội dung cũng phụ thuộc nhiều vào yêu cầu từ phía khách hàng và kinh nghiệm của nhà tổ chức. Tuy nhiên thông thường sẽ luôn có phần tiệc ăn uống; phần văn nghệ – trò chơi. Sau khi lên sơ bộ, nội dung chi tiết sẽ được chuẩn bị sau và nêu rõ trong kịch bản chương trình gala dinner.
Địa điểm tổ chức
Bên cạnh đó, xác định thời gian – địa điểm tổ chức phù hợp với số tiền doanh nghiệp đã hoạch định cần ưu tiên hàng đầu. Địa điểm tùy thuộc vào chủ đề mà doanh nghiệp lựa chọn; có thể là trong nhà hoặc ngoài trời. Địa điểm cũng phụ thuộc vào số lượng khách mời mà lựa chọn khu vực to – nhỏ tránh lãng phí hay chật chội.
Kịch bản tổ chức chương trình gala dinner chuyên nghiệp
Kịch bản chương trình gala dinner chi tiết bao gồm 4 cột theo thứ tự là số thứ tự, thời gian, nội dung, ghi chú.
Trong phần thời gian, nhà tổ chức cần hoạch định thời gian có tính linh hoạt; không quá ít, không quá nhiều để các tiết mục diễn ra được trọn vẹn không quá cập rập. Thường mỗi khâu mang tính hình thức như đón khách, khai mạc, bế mạc… sẽ mất khoảng 15 phút, các tiết mục như phát biểu, văn nghệ, gameshow sẽ mất khoảng 5 – 10 phút. Phần dùng tiệc sẽ rơi vào 30 – 45 phút…
Trong những nội dung như vậy; phần ghi chú là để phân công nhân sự chịu trách nhiệm. Người thực hiện, những hạng mục cần chuẩn bị, điều phối…
Dưới đây là mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner cơ bản nhất:
18h00 – 18h15: Đón khách
- Khách đi từ phía bãi đỗ xe vào cửa chính.
- Bảo vệ hướng dẫn gửi xe, lễ tân đón khách vào.
18h15 – 18h30: Ổn định khách
- Lễ tân hướng dẫn khách vào đúng chỗ của mình.
- MC yêu cầu khách ngồi đúng chỗ để khai mạc.
18h30 – 18h45: Khai mạc
- MC giới thiệu.
- Đại biểu lên phát biểu.
- Lên các món ăn.
18h45 – 19h30: Nhập tiệc
- Mọi người dùng bữa.
- Các tiết mục văn nghệ.
19h30 – 20h30: Gameshow + Văn nghệ + Vui chơi có thưởng
- MC chủ trò, mời khách tham dự.
20h30 – 20h45: Bế mạc
- MC cảm ơn khách mời và kết thúc chương trình.
20h45 – 21h00: Văn nghệ
- Hát đồng ca kết thúc.
- MC mời mọi người chụp ảnh lưu niệm.
- Lễ tân đón khách ra về.
Tìm hiểu thêm:
Quy trình 6 bước tổ chức Gala Dinner thành công
