Với Ben Thanh TSC, sự kiện ngày 29/12/2023 không chỉ là một chương trình Year End Party dành cho doanh nghiệp. Đây còn là dịp để Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên, khách hàng và đối tác cùng nhìn lại hành trình 30 năm, tri ân những thế hệ đã đồng hành và hướng đến chặng phát triển tiếp theo.
Trước yêu cầu kết hợp giữa tính trang trọng của lễ kỷ niệm và không khí gắn kết của tiệc tất niên, Cyber Show xây dựng chương trình theo một mạch trải nghiệm xuyên suốt: đón khách trong không gian thương hiệu, tái hiện hành trình phát triển, tạo cao trào cảm xúc trên sân khấu và khép lại bằng những hoạt động giải trí dành cho 302 khách mời.
Thông tin chương trình Ben Thanh TSC
- Khách hàng: Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Bến Thành
- Thời gian tổ chức: 29/12/2023
- Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
- Quy mô: 302 khách
- Tính chất: Tiệc tất niên kết hợp tổng kết và kỷ niệm hành trình 30 năm
- Thông điệp xuyên suốt: Hành trình tự hào – Tiếp nối tinh hoa – Vươn cao vị thế
Bối cảnh và bài toán tổ chức sự kiện
Trải qua hành trình 30 năm, Ben Thanh TSC đã xây dựng một tập thể gắn kết dựa trên tinh thần sáng tạo, chủ động và không ngừng vươn xa. Vì vậy, sự kiện cuối năm không thể chỉ dừng lại ở một buổi gặp gỡ và dùng tiệc thông thường.
Chương trình cần đảm nhiệm đồng thời nhiều mục tiêu: giúp Ban lãnh đạo tổng kết hành trình đã qua, ghi nhận đóng góp của tập thể, tri ân khách hàng và đối tác, đồng thời truyền tải định hướng cho giai đoạn tiếp theo.
Đây là bài toán thường gặp khi doanh nghiệp kết hợp tiệc tổng kết cuối năm với lễ kỷ niệm thành lập. Nếu phần nghi lễ kéo dài, khách mời dễ mất tập trung. Ngược lại, nếu ưu tiên quá nhiều hoạt động giải trí, ý nghĩa của cột mốc thương hiệu có thể trở nên mờ nhạt.
Kịch bản vì thế cần cân bằng giữa ba lớp nội dung:
- Lớp thương hiệu: tái hiện hành trình, giá trị và dấu mốc phát triển.
- Lớp con người: ghi nhận những thế hệ đã đóng góp cho doanh nghiệp.
- Lớp trải nghiệm: tạo không gian giao lưu, giải trí và kết nối người tham dự.
Mục tiêu chương trình
Từ bối cảnh thực tế, chương trình được định hướng xoay quanh bốn mục tiêu chính:
- Tái hiện hành trình 30 năm của Ben Thanh TSC bằng hình ảnh và ngôn ngữ sân khấu.
- Tạo không gian để Ban lãnh đạo chia sẻ, tri ân và truyền tải định hướng mới.
- Khuyến khích cán bộ nhân viên trực tiếp tham gia vào nội dung chương trình.
- Duy trì không khí gắn kết, gần gũi và sôi động trong suốt phần tiệc.
Thay vì lựa chọn một concept trang trí độc lập với nội dung, Cyber Show phát triển chủ đề Year End Party từ chính hành trình và tinh thần của Ben Thanh TSC. Nhờ đó, thông điệp không chỉ xuất hiện trên sân khấu mà còn được thể hiện xuyên suốt từ khu vực đón khách đến key moment cuối phần lễ.
Giải pháp kết nối hành trình 30 năm với tiệc cuối năm
Chương trình được xây dựng như một hành trình có mở đầu, phát triển, cao trào và điểm chuyển tiếp rõ ràng. Mỗi hạng mục đều đảm nhiệm một vai trò trong câu chuyện chung, hạn chế những tiết mục xuất hiện rời rạc hoặc chỉ mang tính lấp đầy thời lượng.
Phần nhận diện và trang trí tiệc tất niên doanh nghiệp được triển khai theo tinh thần trang trọng, tập trung vào các dấu mốc lịch sử, giá trị cốt lõi và thông điệp phát triển. Trên sân khấu, video, âm nhạc, tiết mục biểu diễn và nghi thức nâng ly tiếp tục phát triển câu chuyện bằng ngôn ngữ giàu cảm xúc hơn.
Giải pháp tổng thể gồm năm chặng trải nghiệm:
- Đón khách và giới thiệu câu chuyện thương hiệu.
- Mở màn bằng trình diễn kết hợp màn hình LED.
- Nhìn lại hành trình và tri ân những người đồng hành.
- Tạo cao trào bằng key moment “Sang trang mới”.
- Chuyển sang tiệc tối, tương tác và giải trí tập thể.
Hành trình trải nghiệm của khách mời
Đón khách bằng không gian lịch sử và thương hiệu
Chương trình bắt đầu tại khu vực check-in với photobooth và history booth. Thay vì chỉ sử dụng một phông chụp ảnh mang tính nhận diện, không gian đón khách giới thiệu những dấu ấn trong hành trình phát triển và tinh thần của Ben Thanh TSC.
Mỗi khách mời được nhận table name card có in con số may mắn cùng lời cảm ơn từ doanh nghiệp. Chi tiết này vừa hỗ trợ việc phân bàn, vừa tạo kết nối với hoạt động bốc thăm trong phần sau của chương trình.
Việc đưa nội dung thương hiệu vào khu vực đón khách giúp câu chuyện bắt đầu trước khi sân khấu chính thức sáng đèn. Khách mời có thời gian quan sát, chụp ảnh và gợi nhớ về những dấu mốc đã cùng doanh nghiệp trải qua.
Mở màn bằng ngôn ngữ trình diễn
Tiết mục múa tương tác được kết hợp với nội dung trình chiếu trên màn hình LED để tái hiện những dấu mốc đáng nhớ. Thay cho một tiết mục chỉ nhằm khuấy động sân khấu, phần mở màn đảm nhiệm vai trò dẫn dắt cảm xúc và đưa khách mời bước vào câu chuyện 30 năm của Ben Thanh TSC.
Nhịp âm nhạc, chuyển động của nghệ sĩ và hình ảnh trình chiếu được phối hợp theo từng cue. Tiết mục kết thúc đúng thời điểm MC xuất hiện, bảo đảm mạch cảm xúc không bị gián đoạn.
Sự đồng bộ này đặc biệt quan trọng trong một kịch bản Year End Party có nhiều video, tiết mục biểu diễn, bài phát biểu và nghi thức diễn ra liên tiếp.
Nhìn lại hành trình và ghi nhận người đồng hành
Sau phần mở màn, video kỷ niệm giúp khách mời cùng nhìn lại hành trình của Ben Thanh TSC qua nhiều giai đoạn. Nội dung phát biểu của Ban lãnh đạo tiếp tục làm rõ những giá trị đã được gìn giữ, kết quả tập thể đạt được và định hướng cho chặng đường mới.
Phần nghi lễ được bố trí cô đọng, xen kẽ hoạt động tương tác và clip tri ân. Nhờ đó, chương trình vẫn giữ được sự trang trọng nhưng không tạo cảm giác nặng về báo cáo.
Đây cũng là nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp có nhiều nhóm khách mời. Mỗi nội dung cần được xác định rõ mục tiêu, người tham gia, thời lượng và yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào timeline chính thức.
Tiết mục nội bộ tạo kết nối từ chính tập thể
Một điểm đáng chú ý của chương trình là tiết mục “Đón Bình Minh” do các thành viên Ben Thanh TSC chuẩn bị. Sự xuất hiện của đội ngũ nhân sự trên sân khấu khiến nội dung không còn là một màn biểu diễn đơn thuần, mà trở thành lời khẳng định về tinh thần đồng hành và niềm tự hào của tập thể.
Đưa tiết mục nội bộ vào chương trình còn giúp tăng mức độ tham gia trước ngày sự kiện. Quá trình tập luyện tạo thêm cơ hội kết nối giữa các thành viên và giúp nhân viên cảm nhận mình là một phần của câu chuyện chung.
Khi xây dựng nội dung chương trình tiệc tất niên, tiết mục nội bộ nên được lựa chọn dựa trên khả năng của đội ngũ, thời gian tập luyện và mức độ phù hợp với thông điệp, thay vì đưa vào chỉ để tăng số lượng tiết mục.
Key moment “Sang trang mới”
Cao trào của phần lễ là key moment “Sang trang mới”. Sau khi hành trình cũ được tái hiện qua video, phát biểu và trình diễn, khoảnh khắc này đánh dấu sự chuyển tiếp sang một giai đoạn phát triển mới của Ben Thanh TSC.
Ngay sau key moment, Ban lãnh đạo và toàn thể khách mời cùng nâng ly chúc mừng. Việc đặt hai nội dung liền nhau giúp cảm xúc không bị ngắt quãng: từ niềm tự hào về những thành quả đã đạt được chuyển thành tinh thần đồng lòng hướng về tương lai.
Key moment được sử dụng như điểm hội tụ của toàn bộ chương trình, giúp thông điệp thương hiệu được thể hiện bằng một trải nghiệm mà khách mời có thể trực tiếp chứng kiến và tham gia.
Duy trì năng lượng trong phần tiệc
Sau phần nghi lễ, chương trình chuyển sang không khí thư giãn với tiệc tối, ban nhạc, mini game, karaoke và các lượt bốc thăm may mắn. Hoạt động được phân bổ theo từng chặng thay vì dồn vào cuối chương trình, giúp năng lượng của khán phòng được duy trì liên tục.
Các trò chơi sân khấu có tính tương tác theo bàn, tạo cơ hội để nhiều khách mời cùng tham gia. Phần bốc thăm được chia thành nhiều lượt với hệ thống giải thưởng đa dạng, tạo tâm lý chờ đợi và giữ sự chú ý cho đến gần thời điểm kết thúc.
Khi lựa chọn trò chơi tiệc cuối năm, doanh nghiệp cần cân đối giữa văn hóa nội bộ, đặc điểm khách mời, không gian sân khấu và thời lượng thực tế. Hoạt động phù hợp không nhất thiết phải phức tạp nhưng cần dễ hiểu, có nhịp nhanh và khuyến khích được sự tham gia của cả khán phòng.
Timeline chương trình theo 5 chặng trải nghiệm
17:00–18:00: Đón khách
Khách mời check-in tại photobooth và history booth, nhận table name card, giao lưu và chụp ảnh trước khi vào khu vực tiệc.
18:00–18:20: Mở câu chuyện
Chương trình bắt đầu bằng tiết mục múa tương tác, phần chào mừng của MC và video nhìn lại hành trình 30 năm.
18:20–19:05: Phần lễ và key moment
Ban lãnh đạo phát biểu, khách mời tham gia hoạt động tương tác, theo dõi clip tri ân và tiết mục “Đón Bình Minh”. Phần lễ đạt cao trào với key moment “Sang trang mới” và nghi thức nâng ly.
19:05–20:45: Tiệc tối và giải trí
Khách mời dùng tiệc trong khi chương trình lần lượt triển khai mini game, các lượt bốc thăm may mắn, phần trình diễn của ban nhạc và hoạt động karaoke.
20:45–20:50: Khép lại chương trình
MC gửi lời cảm ơn, khách mời nhận quà và cùng chụp ảnh tập thể trước khi chương trình kết thúc.
Cách chia timeline thành các chặng trải nghiệm giúp bộ phận tổ chức dễ quản lý tiến độ, kiểm soát thời lượng phát biểu và chủ động chuẩn bị nhân sự, âm thanh, ánh sáng, video cho từng điểm chuyển cảnh.
Vai trò của Cyber Show trong chương trình
Cyber Show đồng hành cùng Ben Thanh TSC trong quá trình phát triển ý tưởng, xây dựng cấu trúc nội dung, lập timeline và phối hợp vận hành các hoạt động trên sân khấu.
Trọng tâm triển khai là bảo đảm phần lễ kỷ niệm có chiều sâu thương hiệu nhưng vẫn giữ được tinh thần gần gũi của một buổi tiệc dành cho tập thể. Với chương trình có hơn 300 khách và nhiều hạng mục liên tiếp, công tác vận hành tập trung vào:
- Đồng bộ kịch bản của MC, kỹ thuật, nghệ sĩ và bộ phận phụ trách phía khách hàng.
- Kiểm soát thời lượng phát biểu để bảo vệ nhịp độ tổng thể.
- Chuẩn bị và chạy thử video, âm thanh, ánh sáng cùng các cue trình diễn.
- Điều phối khách mời tại khu vực check-in và trong hoạt động tương tác.
- Kiểm soát đạo cụ, giải thưởng và thứ tự các lượt bốc thăm.
- Dự phòng phương án xử lý khi tiết mục hoặc nội dung sân khấu thay đổi thời lượng.
Quy mô khách mời không phải yếu tố duy nhất quyết định độ phức tạp của sự kiện. Một chương trình 302 khách nhưng kết hợp nhiều mục tiêu thương hiệu vẫn cần quy trình chuẩn bị và vận hành chặt chẽ tương tự những sự kiện lớn, chẳng hạn Hội nghị Tổng kết CENTRAL 1.300 khách.
Giá trị chương trình mang lại
Tiệc tất niên Ben Thanh TSC tạo nên một không gian để Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên, khách hàng và đối tác cùng nhìn lại hành trình đã qua. Cột mốc 30 năm được thể hiện qua nhiều lớp nội dung, từ không gian đón khách đến video, tiết mục biểu diễn và nghi thức chuyển giao trên sân khấu.
Quan trọng hơn, sự kiện không dừng lại ở việc kể về quá khứ. Key moment “Sang trang mới” và khoảnh khắc nâng ly đã chuyển câu chuyện sang tinh thần tiếp nối, giúp tập thể cùng hướng về mục tiêu phát triển phía trước.
Việc kết hợp tổng kết, tri ân và định hướng trong cùng một chương trình cũng được áp dụng ở nhiều hình thức sự kiện cuối năm khác. Với Hội nghị Vinh danh “Lotus Spirit” của Vietnam Airlines, trọng tâm được đặt vào tinh thần thương hiệu và việc ghi nhận con người; trong khi Ben Thanh TSC sử dụng hành trình 30 năm làm trục dẫn dắt toàn bộ trải nghiệm.
Đối với doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình tương tự, ngân sách nên được phân bổ dựa trên mục tiêu và những điểm chạm quan trọng thay vì đầu tư dàn trải. Tham khảo trước các nhóm chi phí tổ chức Year End Party sẽ giúp bộ phận HR, Admin hoặc Marketing xác định mức ưu tiên cho địa điểm, sân khấu, nội dung trình diễn, kỹ thuật và hoạt động gắn kết.
Kinh nghiệm rút ra từ chương trình Ben Thanh TSC
- Thông điệp phải được xác định trước hình thức: chủ đề và thiết kế chỉ phát huy hiệu quả khi cùng phục vụ một câu chuyện chung.
- Phần lễ cần cô đọng: phát biểu, video và nghi thức nên được sắp xếp xen kẽ để giữ sự tập trung.
- Key moment cần có vai trò rõ ràng: không chỉ tạo hiệu ứng sân khấu mà phải đánh dấu một bước chuyển trong câu chuyện.
- Nhân viên nên là người tham gia: tiết mục nội bộ và hoạt động tương tác giúp tập thể trở thành một phần của chương trình.
- Timeline phải có khoảng dự phòng: sự kiện nhiều nội dung cần biên độ để xử lý thay đổi mà không ảnh hưởng giờ kết thúc.
Câu hỏi thường gặp
Có. Hai nội dung có thể kết hợp hiệu quả nếu sử dụng chung một thông điệp và được xây dựng thành hành trình xuyên suốt. Phần kỷ niệm nên tập trung vào dấu mốc, con người và định hướng; phần tiệc đảm nhiệm vai trò kết nối, ghi nhận và tạo không khí thư giãn.
Doanh nghiệp nên giới hạn số lượng bài phát biểu, xác định thời lượng cho từng nội dung và sử dụng video hoặc tiết mục trình diễn để chuyển tải những thông tin giàu cảm xúc. Các cue cần được chạy thử để hạn chế khoảng trống khi chuyển giữa phát biểu, video và nghi thức.
Key moment tạo ra điểm cao trào để khách mời cùng tập trung vào một thông điệp chung. Với chương trình Ben Thanh TSC, khoảnh khắc “Sang trang mới” giúp kết nối phần nhìn lại hành trình với tinh thần hướng đến tương lai.
Thời gian chuẩn bị phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp. Với chương trình có vài trăm khách, nhiều tiết mục, video và nghi thức thương hiệu, doanh nghiệp nên bắt đầu sớm để có đủ thời gian phát triển ý tưởng, chốt địa điểm, sản xuất nội dung và tổ chức tổng duyệt.
Có, nếu tiết mục phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và đội ngũ có đủ thời gian tập luyện. Nội dung nội bộ thường tạo cảm xúc gần gũi hơn, tăng sự tham gia của nhân viên và giúp chương trình mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp.
Chương trình Ben Thanh TSC cho thấy một sự kiện cuối năm có thể đồng thời thực hiện nhiều nhiệm vụ: tổng kết hoạt động, tri ân người đồng hành, củng cố văn hóa nội bộ và truyền tải định hướng mới. Khi thông điệp, kịch bản và vận hành được kết nối chặt chẽ, sự kiện không chỉ khép lại một năm mà còn tạo động lực cho hành trình tiếp theo.
