10 Bí Quyết Tổ Chức Sự Kiện Thành Công
Cyber Show » Ngành tổ chức sự kiện » 10 Bí Quyết Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

10 Bí Quyết Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

326
Cyber Show

Tổ chức sự kiện thành công luôn là nỗi băn khoăn của người làm Marketing. Việc lên ý tưởng sự kiện đã khó; đảm bảo thông điệp sự kiện tới khách hàng trọn vẹn còn khó hơn gấp bội.

10 Bí quyết của các “chuyên gia Event” dưới đây sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả khi làm sự kiện

Tìm hiểu:

Bí quyết số 1: Hãy nghĩ về địa điểm trước khi lên ý tưởng

tổ chức sự kiện thành công

Đia điểm quyết định 30% thành công sự kiện (Nguồn: IInternet)

Sau khi chọn thời điểm tổ chức; quý doanh nghiệp nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức.

Nhanh chóng hoàn thiện thủ tục thuê mượn địa điểm; nếu có thể hãy đặt cọc ngay từ đâu, tránh việc bị mất địa điểm không đáng có.

Trong hợp đồng hãy chú ý đến các điều khoản nghĩa vụ và hỗ trợ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch dự phòng cần thiết

“Địa điểm, địa điểm và địa điểm”

Bí quyết số 2: Mọi tranh luận nên diễn ra trước khi hoàn thành kế hoạch

Điều tối kỵ khi làm sự kiện là thay đổi kế hoạch.

Hãy dành ⅓ thời gian để lên kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Hãy tranh luận để đưa ra ý tưởng tốt nhất; hạn chế thay đổi khi kế hoạch được tiến hành.

Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng sẽ phải đánh đổi bằng CHI PHÍ và THỜI GIAN – 2 yếu tố cực kỳ quan trọng khi tổ chức

“Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền bạc”

Bí quyết số 3: Hãy đầu tư cho thư mời

Ấn tượng đầu tiên luôn là quan trọng nhất. Hãy cho khách mời thấy được sự chuyên nghiệp.

Thư mời tối thiểu nên có những thông tin sau:

 

  • Người nhận
  • Người gửi
  • Nội dung tóm tắt
  • Địa điểm
  • Thời gian
  • Các lưu ý quan trọng

 

Và một điều cực kỳ quan trọng: Bất kể sự kiện doanh nghiệp định tổ chức là gì, thiệp mời phải được thiết kế đẹp nhất có thể.

“Luôn nhớ rằng lời chào cao hơn mâm cỗ”

Bí quyết số 4: Quản lý công việc bằng công nghệ

Một trong những công cụ tuyệt vời giúp quý khách quản lý công việc chính là: Excel

 

  • Hãy lưu trữ các thông tin như:
  • Danh sách công việc
  • Thời gian hoàn thành
  • Người thực hiẹn
  • Mức độ ưu tiên
  • Chi phí dự toán
  • Chi phí thực tế
  • Những lưu ý cụ thể

 

“Thời đại 4.0, người nào không dùng công nghệ sẽ thiệt thòi hơn người khác”

Bí quyết số 5: Chú trọng tiểu tiết

Những yếu tố khó thấy như văn hóa, tôn giáo, thói quen,… sẽ quyết định tới hơn 50% sự thành công của sự kiện.

Nếu có thể hãy phân tích danh sách khách mời để tìm được điểm chung đồng nhất. Các yếu tố không thể dung hòa hãy bỏ qua

“Chiến thắng bằng những điều người khác không thấy”

Bí quyết số 6: Luôn có phương án B

Luôn nhắm vào mục tiêu tốt nhất và dự phòng những trường hợp xấu nhất.

Không có kế hoạch hoàn hảo 100%; nhưng sẽ luôn cần có phương án dự phòng cho 100% các trường hợp.

Những yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát luôn phải được dự trù (Thời tiết, thiết bị,…)

“Thành công không dành cho người may mắn, thành công dành cho người chuẩn bị tốt nhất”

Bí quyết số 7: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng rất quan trọng

Đừng để khách hàng phải tự tìm giải pháp khi có vấn đề.

Đội ngũ hướng dẫn, y tế và kỹ thuật là phải có cho tất cả các sự kiện. Cùng sự chuẩn bị về nhân sự, hãy trang bị cho họ những thiết bị cần thiết.

“Hãy là người chủ nhà tận tâm, bạn sẽ nhận được nhiều thứ từ khách mời”

Bí quyết số 8. Luôn giữ khách hàng gần nhất có thể

to-chuc-su-kien-thanh-cong

Luôn lấy thông tin khách hàng (Nguồn: Internet)

Dù hình thức quảng bá sự kiện là gì; hãy luôn gọi điện cho khách để xác nhận thông tin

Đừng quên gửi lời cảm ơn và giữ liên lạc với khách mời sau sự kiện. 80% khách hàng thật sự của doanh nghiệp đến từ việc Remarketing.

“Với những sản phẩm giá trị, khách hàng sẽ mua hàng ở lần thứ 2 chứ không phải lần đầu tiên”

Bí quyết số 9: Đừng đánh giá thấp hiệu quả từ các thiết bị số

Một chương trình sẽ thú vị và hấp dẫn hơn 100 LẦN khi kết hợp với các thiết bị âm thanh ánh sáng.

Dù chi phí có thể sẽ cao hơn một chút nhưng hiệu quả những thiết bị này mang lại là không thể bàn cãi.

Chắc chắn không doanh nghiệp nào muốn sự kiện được quảng bá trên mạng với hình ảnh nhàm chán.

“Hãy làm khách hàng nói WOW, sau đó họ sẽ nói YES”

Bí quyết số 10: Tổ chức sự kiện theo khả năng tài chính

Một sai lầm nhiều người làm sự kiện mắc phải:

Tính toán chi phí theo sự kiện. Hãy làm ngược lại, xây dựng sự kiện theo chi phí

Đặt ra mức ngân sách tối đa và lên ý tưởng, xây dựng chương trình theo con số đã đưa ra. Nếu có thể hãy tiêu ít số tiền đang có.

“Đa phần bạn sử dụng 60% số tiền đang có để mua những thứ không cần thiết”

Chia sẻ thông tin
Top