Cách chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng trang trọng
Cyber Show Group Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng Cách chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng trang trọng

Cách chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng trang trọng

Lượt xem: 1875

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện có tính thường niên tại các doanh nghiệp hiện nay. Đây là chương có tính kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với các khách hàng của mình. Tuy nhiên để khách hàng biết và tới tham dự sự kiện; doanh nghiệp cần phải gửi tới họ những bức thư mời dự hội nghị khách hàng. Dưới đây sẽ là các bước tiến hành chuẩn bị thư hiệu quả được Cyber Show tổng hợp. Gửi tới quý doanh nghiệp tham khảo.

Xác định nội dung, thông điệp truyền tải trong thư mời

Bước đầu vô cùng quan trọng trong việc chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng chính là xác định nội dung; thông điệp thư cần truyền tải. Theo đó, thư mời phải đưa ra được những thông tin cơ bản; ngắn gọn nhưng bao quát nội dung sự kiện. Các thông tin cần phải giúp khách mời bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích tổ chức hội nghị khách hàng. Ngoài ra, nội dung thư cũng phải đảm bảo tính phù hợp; trang trọng và có dấu ẩn riêng nhằm tạo được sức hút cho người xem.

thư mời hội nghị khách hàng
Thông tin trong thiệp mời hội nghị cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin. (Nguồn: Internet)

Xác định người nhận 

Khi tổ chức hội nghị khách hàng; doanh nghiệp cần phải làm rõ đối tượng khách mời tham dự mà đơn vị hướng đến là ai. Theo đó, quý doanh nghiệp cần liệt kê và xây dựng một danh sách khách mời cụ thể.

Việc xác định người nhận cần phải chính xác; đúng với tiêu chí và định hướng mà doanh nghiệp đặt ra. Trên cơ sở đó; quý doanh nghiệp cũng sẽ có căn cứ về hình thức thiệp mời phù hợp với các đối tượng này. Để tiến hành và chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng.

Phác thảo thư mời dự hội nghị khách hàng

Dựa trên những thông tin và ý tưởng đã được vạch định ở những công đoạn trước. Quý doanh nghiệp cần phác thảo mẫu thư mời dự hội nghị khách hàng. Nên tiến hành xây dựng từ 2 đến 3 mẫu thư theo những phong cách và kiểu dáng khác nhau. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn mẫu thiết kế nào đẹp, phù hợp nhất.

mẫu thư mời dự hội nghị khách hàng
Thư mời cần được phác thảo trước để xem xét cho phù hợp. (Nguồn: Internet)

Kiểm tra thư mời dự hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp đừng quên công đoạn kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Tất cả mọi thông tin; hình ảnh sử dụng trong thư đều phải được rà soát để tránh những sai sót không đáng có. Đặc biệt, thông tin về khách mời như tên họ, chức vụ,…được đề cập trong thư phải chính xác. Bởi trong tất cả mọi lỗi sai; đây là lỗi nặng nhất, khiến khách mời dễ phật ý và cảm giác không được tôn trọng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đừng quên kiểm tra lại số lượng thư mời đã đúng; đủ theo như danh sách đã đưa ra hay chưa. Có như vậy thì hiệu quả tổ chức hội nghị khách hàng mới phần nào được đảm bảo.

thư mời hội nghị
Hãy kiểm tra thư mời kỹ càng trước khi gửi đi cho khách hàng. (Nguồn: Internet)

Gửi thư mời

Gửi thư là bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Thế nhưng nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của tất cả các công đoạn trước đó.

Cụ thể, thư mời phải gửi đúng đối tượng; đúng địa chỉ của các các cá nhân hay tổ chức được mời tham dự sự kiện. Lưu ý, doanh nghiệp nên gửi thư trước ít nhất 1 tuần so với  thời điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Việc gửi thư sớm giúp khách mời dễ thu xếp thời gian tới tham dự sự kiện hơn. Bên cạnh đó, nó cũng hạn chế những rủi ro do việc gửi thư bị lỗi. Giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để tiến hành các biện pháp khắc phục khác được kịp thời.

Chuẩn bị những tấm thư mời dự hội nghị khách hàng trang trọng và hoàn hảo. Sẽ là cách thức vô cùng hiệu quả trong việc mang tới thành công cho sự kiện. Nếu quý doanh nghiệp có thắc mắc hay gặp khó khăn gì trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay với Cyber Show để được tư vấn và cung cấp các dịch vụ về sự kiện có chất lượng, hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.

Tìm hiểu thêm:

Hướng dẫn lên chương trình tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết cho doanh nghiệp


Chia sẻ thông tin

Bài viết liên quan

Hotline
Báo giá nhanh Tư vấn nhanh
Hotline
Zalo Messenger
Go top
Đang xử lý...