Những đơn vị tổ chức sự kiện đã quá quen với thuật ngữ checklist. Tưởng là dễ, quen thuộc. Nhưng không phải ai cũng biết lên một checklist đầy đủ, chi tiết. Nhằm hiểu rõ được khách hàng và sự kiện mà mình tổ chức. Và không phải nhà tổ chức nào; cũng có thể đặt ra đủ câu hỏi trọng tâm và trả lời hết được chúng. Bài viết dưới đây là 4 checklist tổ chức sự kiện cần làm rõ đầu tiên. Và là cơ sở để doanh nghiệp làm nền móng xây dựng kế hoạch; trước khi tổ chức sự kiện.
Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng
Kế hoạch được lên dựa vào mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng. Trước tiên cần nắm được loại sự kiện đó là gì? Một sự kiện giải trí sẽ ưu tiên chuẩn bị các hạng mục âm thanh ánh sáng đầu tiên. Trong khi sự kiện giới thiệu sản phẩm thì địa điểm tổ chức hợp lý và khâu setup; trang trí sẽ được lưu tâm hàng đầu. Dựa trên những gì đã thảo luận và tìm hiểu với khách hàng, bản kế hoạch đó phải phản ánh đúng nhu cầu tổ chức sự kiện và mục đích tiên quyết mà khách hàng muốn hướng tới như tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, tiếp cận nhiều khách hàng hay đơn thuần chỉ là tổ chức một sự kiện trọng vẹn.
Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ
Để thuận lợi cho quy trình tổ chức sự kiện, sự liên kết với các nhà thầu phụ là đặc biệt quan trọng. Bởi không một công ty bình thường nào có đủ tiềm lực để bao thầu toàn bộ các hạng mục như bàn ghế, sân khấu, âm thanh ánh sáng, in ấn,… trong một sự kiện, thậm chí có đi chăng nữa thì cũng phải là các công ty tổ chức sự kiện mạnh. Giữ mối liên hệ với nhà thầu phụ thân tín, chất lượng nhưng vẫn phải cẩn trọng trong khâu kiểm tra sản phẩm. Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng mối quan hệ với hệ thống nhà thầu cùng lúc để có nhiều sự lựa chọn tốt và phòng trừ thiếu hụt nguồn cung khi vào mùa cao điểm tổ chức sự kiện.
Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Quá trình triển khai sự kiện không chỉ được điều hành bởi một người. Mà một hệ thống nhân sự với những công việc có liên quan trực tiếp với nhau. Trong quá trình sự kiện được diễn ra; cần một có một người quản lý nắm được toàn bộ kịch bản sự kiện; chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động một cách nhịp nhàng; phòng trừ rủi ro và di chuyển nhân sự khi cần thiết. Khâu giám sát cần được thực hiện bởi tất cả mọi người, tinh thần làm việc nhóm và có trách nhiệm với công việc sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng.
Hơn nữa, giám sát lẫn nhau, nhắc nhở nhau trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau cũng là cách hỗ trợ thiết thực để sự kiện có thể diễn ra thành công, thuận lợi. Đây chính là ma trận quản lí ô vuông theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc, khác với mô hình quản lí truyền thống chỉ có cấp trên mới có quyền giám sát và nhắc nhở cấp dưới.
Cyber Show hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Sự Kiện cho công ty, doanh nghiệp Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!
Đảm bảo tiến độ thực hiện
Đây có lẽ là công việc chính của người quản lý. Dựa trên chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện; các mốc thời gian sẽ được hoạch định rõ ràng cho từng tiết mục. Nhân sự cũng được sắp xếp chỉ đợi đến nhiệm vụ của mình. Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và thời gian chính xác là cách tiết kiệm sức người; sức của mang lại lợi ích cho cả nhà tổ chức lẫn khách mời tham dự. Hơn nữa cũng tạo cái nhìn thiện cảm từ phía khách mời về thái độ làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.
Cyber Show hiểu rõ những điều này và không ngừng học hỏi qua những kinh nghiệm để ngày càng phát triển hơn. Cyber Show mong rằng có thể trở thành đối tác của quý khách trong những sự kiện quan trọng. Cùng đọc thêm những bài viết liên quan về ngành tổ chức sự kiện trên trang của chúng tôi !
Tìm hiểu thêm:
Hướng dẫn lên quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và hiệu quả nhất
