Kick-off Meeting là gì? Cách tổ chức cuộc họp khởi động dự án
Cyber Show Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng Kick-off Meeting là gì? Cách tổ chức cuộc họp khởi động dự án

Kick-off Meeting là gì? Cách tổ chức cuộc họp khởi động dự án

Lượt xem: 0

Không khí của ngày đầu tiên bắt tay vào một dự án mới luôn tràn đầy hứng khởi và mong chờ, đúng không nào? Tuy nhiên, để bắt đầu một cách suôn sẻ và hiệu quả, các doanh nghiệp thường tổ chức một sự kiện vô cùng quan trọng, đó chính là kick-off meeting. Hãy cùng Cyber Show tìm hiểu xem Kick-off meeting là gì và làm thế nào để tạo nên một buổi họp khởi động ấn tượng nhé!

Kick-off meeting là gì?

Kick-off meeting chính là buổi gặp gỡ chính thức đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, chiến dịch hoặc một hướng đi mới của công ty. Đây là cơ hội để những nhà lãnh đạo và các thành viên chủ chốt thống nhất mục tiêu, chia sẻ kỳ vọng và phân công nhiệm vụ cho dự án mới.

Kick-off meeting là buổi gặp gỡ đánh dấu sự khởi đầu của một dự án
Kick-off meeting là buổi gặp gỡ đánh dấu sự khởi đầu của một dự án. (Nguồn: Cyber Show)

Cuộc họp Kick-off thường diễn ra sau khi dự án đã được thẩm định, phê duyệt và trước khi bắt tay vào triển khai công việc chính thức. Nó như tiếng còi khai cuộc, khơi dậy cảm hứng và tinh thần làm việc của toàn đội. Mọi người sẽ cùng nhau:

  • Tìm hiểu kỹ về dự án, xác định rõ vai trò của từng thành viên.
  • Thống nhất lịch trình làm việc và các mốc quan trọng cần đạt được.
  • Chia sẻ ý tưởng, thắc mắc và làm rõ phạm vi, đầu việc của từng người.
  • Bàn bạc về cách thức làm việc, phối hợp và sử dụng nguồn lực hiệu quả.
  • Lên kế hoạch giao tiếp, báo cáo tiến độ trong suốt quá trình triển khai.
Kịch bản Tổ chức Team Building

Cyber Show Group sẽ gửi Mẫu Kịch Bản Chương Trình Tổ chức Team Building khi quý khách để lại thông tin bên dưới:

Hotline:0979.505.563 - Mr. Lâm

Cyber Show hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Company Trip, Du Lịch công ty, Team Building. Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!

Bí quyết tổ chức Kick-off meeting ấn tượng

Để tổ chức một buổi Kick-off meeting thực sự mang lại hiệu quả và truyền cảm hứng đến từng thành viên, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:

Xác định rõ ràng mục tiêu của buổi Kick-off meeting

Trước khi triệu tập cuộc họp, bạn cần xác định rõ mục đích chính của buổi Kich-off là gì. Từ đó lên danh sách những vấn đề quan trọng cần thảo luận và thống nhất trong cuộc họp, như: giới thiệu dự án, phân tích các bên liên quan, xây dựng kế hoạch triển khai…

Tổ chức cuộc họp Kick-off cần xác định rõ ràng mục tiêu. (Nguồn: Cyber Show)
Tổ chức cuộc họp Kick-off cần xác định rõ ràng mục tiêu. (Nguồn: Cyber Show)

Chuẩn bị kỹ lưỡng từ nội dung đến các chương trình

Một chương trình nghị sự rõ ràng, súc tích với các phần trình bày và thảo luận thích hợp sẽ giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy, không lan man. Ngoài ra, việc gửi tài liệu, thông tin về dự án trước cho người tham dự cũng giúp họ nắm rõ vấn đề và có sự chuẩn bị tốt hơn.

Chú trọng tới thành phần tham dự

Đảm bảo mời đúng thành phần tham dự Kick0off meeting cũng vô cùng quan trọng. Họ có thể là các stakeholders quan trọng của dự án, là đại diện của khách hàng, nhà tài trợ, cũng như những nhân vật chủ chốt của đội dự án. Sự có mặt của đội ngũ lõi này sẽ giúp việc trao đổi thông tin, ra quyết định diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Sử dụng công cụ trực quan

Để cuộc họp sinh động hơn, các công cụ trực quan như slides, biểu đồ, video rất đắt giá để minh họa thông tin về dự án. Nó giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và ghi nhớ các ý chính trong cuộc họp.

Buổi Kich-off cần đưa ra kế hoạch hành động rõ ràng

Cuối cuộc họp, đừng quên thống nhất và đưa ra kế hoạch hành động cụ thể cho dự án. Kế hoạch này bao gồm các mục tiêu cốt lõi (milestones), khoảng thời gian và người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Việc này sẽ giúp dự án được vận hành với lộ trình rõ ràng, giảm thiểu sai sót và chậm trễ trong tương lai.

Xem thêm: 

Du lịch Mice là gì? Tại sao doanh nghiệp nên tổ chức du lịch Mice

Tổ chức du lịch Kich-off tạo không khí cởi mở, gắn kết

Dù là cuộc họp chính thức, việc tạo không khí vui vẻ, thoải mái trong Kick-off cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể tổ chức một số hoạt động gắn kết đội nhóm trước hoặc sau cuộc họp; cũng như khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến trong tinh thần cởi mở, chân thành. Bằng chuyến du lịch công ty hoặc Tổ chức Team Building, nhằm thúc đẩy tinh thần toàn bộ công ty. Điều này sẽ giúp xây dựng sự đồng thuận và tin tưởng cao ngay từ ngày đầu.

Nên tạo không khí cởi mở ở cuộc họp kick-off meeting bằng chuyến du lịch team building bùng nổ. (Nguồn: Cyber Show)
Nên tạo không khí cởi mở ở cuộc họp kick-off meeting bằng chuyến du lịch team building bùng nổ. (Nguồn: Cyber Show)

Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp đã hình dung rõ hơn về Kick off meeting là gì và có thêm gợi ý để tổ chức cuộc họp khởi động đầy hào hứng, đặt nền móng vững chắc cho thành công sắp tới. Liên hệ ngay đến Cyber Show để có thể tổ chức buổi Kich-off meeting thật thành công, hiệu quả và tiết kiệm nhất. Xem thêm một số bài viết tại chuyên mục Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng của Cyber Show để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!


Tìm hiểu thêm:

Leadership meeting? Tầm quan trọng của buổi họp này trong doanh nghiệp

Du lịch Mice là gì? Làm sao để có buổi du lịch Mice hiệu quả và tiết kiệm

Tổ chức team building như thế nào? 5 bước tổ chức team building dễ dàng

Toplist 10 công ty tổ chức team building hàng đầu Việt Nam


Chia sẻ thông tin

Bài viết liên quan

Hotline
Báo giá nhanh Tư vấn nhanh
Hotline
Zalo Zalo
Go top
Đang xử lý...