Xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner thành công
Cyber Show » Tổ chức Gala Dinner » Xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner thành công

Xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner thành công

08 - 11 - 2018207
Cyber Show

Gala Dinner là một trong những hình thức sự kiện mới. Nhưng loại hình này đang khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Về cơ bản nó được hiểu là bữa tiệc tối chiêu đãi. Kết hợp kèm ăn tối dành cho nhân viên công ty hay để tri ân khách hàng. Việc xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner cần chuẩn bị và chi tiết để mang lại thành công. Bởi sự việc này có ảnh hưởng lớn đối với hoạt động của doanh nghiệp về sau. Dưới đây là một số thông tin cần thiết về công việc này do công ty tổ chức sự kiện Cyber Show chia sẻ để quý doanh nghiệp tham khảo thêm.

Xem thêm: Gala Dinner là gì? Yếu tố tạo nên sự thành công của Gala Dinner

I. 3 lưu ý trước khi xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner

1. Địa điểm tổ chức Gala Dinner

Kịch bản tổ chức gala dinner

Nên chọn những địa điểm rộng rãi, thoáng mát cho buổi Gala Dinner (Nguồn: Internet)

Gala Dinner là sự kiện có sự tham gia của một lượng lớn các khách mời. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc những địa điểm tổ chức có không gian đủ lớn để tạo không khí thoáng mát, dễ chịu. Lựa chọn các nhà hàng hoặc các hội trường lớn là những gợi ý phù hợp và khá lý tưởng. Ngoài ra việc tổ chức bữa tiệc ngoài trời cũng là một ý tưởng hay. Nhờ đó doanh nghiệp xem xét nhằm tạo nên một không gian tiệc ấn tượng và thu hút. Lưu ý, dù lựa chọn hình thức nào thì quý doanh nghiệp cũng cần đảm bảo địa điểm tổ chức cần dễ tìm, thuận tiện đi lại, dễ dàng cho công tác chuẩn bị,… nhằm giúp quá trình tổ chức Gala Dinner được hoàn hảo và thành công nhất.

2. Thời gian tổ chức Gala Dinner

Gala Dinner là bữa tiệc tối nên thời gian tiến hành khá thích hợp mời khách hàng đến tham gia. Ngày tổ chức lý tưởng nhất cho sự kiện này nên vào dịp cuối tuần. Bởi công tác chuẩn bị có thể linh hoạt hơn và cũng thuận tiện hơn cho khách mời. Khoảng thời gian tổ chức bữa tiệc cũng nên trong khoảng từ  6h – 11h tối là phù hợp nhất.

3. Ý tưởng độc đáo cho Gala Dinner

Ý tưởng tổ chức Gala Dinner là yếu tố quan trọng và vô cùng cần thiết khi tổ chức sự kiện này. Ý tưởng càng độc đáo, sáng tạo  bao nhiêu thì càng tạo được dấu ấn sâu sắc và sự thu hút với người tham gia bấy nhiêu. Đây đồng thời cũng là nền tảng cốt lõi cho cả quá trình thực hiện sự kiện , đặc biệt là xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner.

xay-dung-kich-ban-to-chuc-gala-dinner

Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ gợi ý cho doanh nghiệp một vài ý tưởng độc đáo (Nguồn: Internet)

Việc trả lời cho những câu hỏi như: “Chủ đề bữa tiệc là gì?”, “Tên gọi của bữa tiệc như thế nào?”, “Đối tượng bữa tiệc hướng đến là ai?”, “Nhu cầu và mong mỏi của họ khi tham gia buổi tiệc này là gì?”, vv… sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra một ý tưởng hay, phù hợp và hoàn hảo cho đêm Gala Dinner của mình.

II. Xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner

1. Đón khách

Quý doanh nghiệp cần tiến hành đón khách ngay từ phía bên ngoài khu vực tổ chức bao gồm bãi đỗ xe, hướng địa điểm tổ chức để khách mời nắm bắt sơ lược các thông tin cần thiết. Đối với khu vực cổng vào và bên trong hội trường sẽ là đội ngũ lễ tân với nhiệm vụ check in khách mời, hướng dẫn vị trí ngồi và hỗ trợ khách quan trong quá trình thực hiện sự kiện. Doanh nghiệp cần training cho đội ngũ này những công việc họ cần làm và lưu ý giữ thái độ niềm nở, thân thiện, nhiệt tình khi đón khách để tạo ấn tượng tốt với các khách mời.

2. Các tiết mục trong buổi tiệc

a. Phần lễ

Kịch bản tổ chức gala dinner

Phần phát biểu của chủ doanh nghiệp cần ngắn gọn, súc tích (Nguồn: Internet)

Tùy vào mục đích tổ chức chương trình, thời gian tổ chức và đối tượng sự kiện hướng đến, doanh nghiệp cần xác định rõ các nghi thức chính trong kịch bản tổ chức Gala Dinner. Điển hình như giới thiệu khách mời tham gia, nêu mục đích và nội dung quan trọng mà sự kiện cần truyền tải,vv…. Các vấn đề này cần được thực hiện từ những phần đầu của sự kiện và sắp xếp hợp lý trong bố cục kịch bản của chương trình.

b. Phần hội

Về bản chất, Gala Dinner là bữa tiệc chiêu đãi. Do đó, sự kiện cần có phần hội để tạo không khí vui tươi, sôi động và thoải mái cho các khách mời tham gia. Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các chương trình quay số trúng thưởng, bốc thăm may mắn hay các trò chơi team building để lồng ghép vào kịch bản tổ chức Gala Dinner.

3. Kết thúc

Sau khi kết thúc bữa tiệc, người đại diện doanh nghiệp sẽ lên nói lời cảm ơn và chúc sức khỏe các khách mời đã tới tham dự buổi tiệc. Đội ngũ lễ tân sẽ tiến hành tiễn khách và gửi các món quà lưu niệm nếu có.

Với những thông tin được chia sẻ trên đây, Cyber Show mong rằng sẽ phần nào giúp quý khách hiểu rõ hơn về cách thức xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner.

Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cyber Show không chỉ mong muốn mang lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Thêm vào đó chúng tôi muốn cung cấp những thông tin hữu ích về các sự kiện. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức Gala Dinner, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn và báo giá nhanh nhất.

 

Cập nhật lần cuối: 08-11-2018
Chia sẻ thông tin
Top