Hiện nay, bên cạnh việc mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Các chủ doanh nghiệp đang có xu hướng tổ chức các sự kiện trong khuôn khổ quảng bá doanh nghiệp. Như là tổ chức hội nghị khách hàng, chương trình tri ân khách hàng. Hoặc các chương trình ra mắt sản phẩm mới. Nhằm thúc đẩy chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của mình. Việc thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng luôn là điều băn khoăn của ban tổ chức. Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
Tìm hiểu: Cách tổ chức hội nghị khách hàng 7 bước chuyên nghiệp
I. Quy trình tổ chức các chương trình hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay
Để đảm bảo tính trang trọng của chương trình cũng như xác định vấn đề ngân sách; phía ban tổ chức thường phải lên một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể.
Trong đó, bước đầu cần phải xác định thời gian, địa điểm cũng như số lượng khách mời tham gia chương trình.
Thông thường, đối với các hội nghị khách hàng hay là hội thảo thì cuối tuần sẽ là thời điểm thích hợp nhất bởi đó là lúc mọi người không phải đi làm nên có thể sắp xếp thời gian tham dự. Có thể là buổi chiều (sau 3 giờ) hoặc buổi chiều tối.
Về vấn đề lên danh sách khách mời, ngoài các đại lý, nhà phân phối là đối tượng khách mời chính, ban tổ chức có thể mời đại diện các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Tùy vào số lượng khách mà lựa chọn các không gian có diện tích cho phù hợp.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy trình tổ chức hội nghị trước khi tiến hành tổ chức. (Nguồn: Internet)
II. Thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng
Thực chất để có thể thuê phòng tổ chức hội nghị khách hàng ưng ý. Thì nhà tổ chức cần phải biết được số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu.
Điều này tùy thuộc vào quy mô hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp muốn tổ chức. Có thể thấy việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị là một yếu tố quan trọng; góp phần làm nên thành công của chương trình.
Thông thường, các doanh nghiệp thường lựa chọn các công ty sự kiện. Hoặc thuê khách sạn, hay trung tâm hội nghị để tổ chức chương trình.
Song, dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất cứ phòng hội thảo nào. Thì địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham dự. Và giao thông thuận tiện để quan khách tham gia chương trình.
Tìm hiểu thêm: Kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm 2018
Có nhiều yếu tố cần lưu ý khi thuê phòng hội nghị khách hàng. (Nguồn: Internet)
III. Tổ chức hội nghị khách hàng với số lượng 150 người trở lại
Với các chương trình có số lượng khách dưới 150 người, thông thường sẽ cần phải lựa chọn một diện tích khoảng 200m2 (cũng cần cần nhắc đến cách setup bàn ghế và các thiết bị loa đài, âm thanh).
Với quy mô như vậy, các phòng tổ chức hội nghị của các khách sạn từ 3 sao trở lên hiện nay hầu như đều có khả năng cung cấp được diện tích này; với mức giá phân hóa theo số sao, cũng như các gói dịch vụ cụ thể trong hợp đồng.
Nhằm giúp cho quý khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp; từ đó giúp cho việc thuê phòng tổ chức hội nghị của quý khách sẽ diễn ra một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Cyber Show tự hào là công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội nghị. Chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ chất lượng với giá thành ưu đãi nhất đến mọi đối tượng khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá tốt nhất thị trường nhé!
