Mẫu chương trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức Hội nghị khách hàng vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình.

Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành và thu hút thêm sự khách hàng mới.

Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết này.

Tìm hiểu thêm:

Hội nghị khách hàng là gì? Cách thức tổ chức như thế nào

4 điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học

Hội nghị khách hàng là gì

Khái niệm

Hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư. Từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng.

Mục đích

• Tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp,
• Gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền,
• Tăng cường mối quan hệ,
• Nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Để có được một sự kiện hội nghị thành công; các doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ quy trình tổ chức. Dưới đây là một số bước cơ bản trong cách tổ chức hội nghị.

Các hình thức tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng

5 Hình thức tổ chức hội thảo

Khoa học

Không mang nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp; các hội thảo khoa học là cơ hội để thảo luận, công bố, báo cáo giữa các tổ chức cá nhân nghiên cứu. Sự kiện này có nhiều hơn 1 chuyên gia, diễn giả trình bày.

Chính vì vậy loại hình này cần được chuẩn bị kỹ càng về thiết bị trình chiếu, âm thanh ánh sáng phục vụ cho chương trình.

Workshop

Với quy mô nhỏ từ 10 – 20 người. Các workshop ngoài chia sẻ kiến thức về các ngành nghề còn có thêm các phần biểu diễn thực hành ngay tại nơi tổ chức

Với hình thức này các thiết bị sự kiện và thiết bị chuyên ngành là vô cùng quan trọng

Du học

Mục đích của hội thảo này là mang đến cho khách mời câu trả lời cho các vấn đề về du học, các cơ hội, chương trình khuyến học, học bổng từ các trường nước ngoài.

Mang ý nghĩa chuyển đổi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng; do đó phần kịch bản và thông điệp cần phải được đầu tư kỹ càng

Tập Huấn

Với quy mô lớn hơn Workshop một chút, các buổi tập huấn thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Đề tài thảo luận không quá lớn như hội thảo khoa học.

Thông thương các buổi tập huấn thường sẽ diễn ra trong thời gian dài; do đó vấn đề về đội ngũ và các phương án chuẩn bị, backup phải được đảm bảo.

Chuyên đề – Chuyên môn

Tách ra từ hội thảo khoa học, các buổi thảo luận chuyên đề chuyên môn chỉ có duy nhất một diễn giả và chỉ xoay quanh một chủ đề chính

Trang thiết bị sự kiện vẫn là yếu tố quan trọng hàng đầu.

4 Hình thức Tổ chức hội nghị

Tri ân khách hàng

Mục đích chính của hình thức này là mang thông điểm cám ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

Đây là sự kiện quan trọng về mặt hình thức và nội dung do đó phần đón tiếp và chăm sóc khách hàng luôn phải được đặt lên hàng đầu

Giới thiệu sản phẩm mới

Như tên gọi, đây là sự kiện nhằm giới thiệu tới công chúng, truyền thông, đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm chính thức được bày bán.

Với mục tiêu này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng

Sơ kết – Tổng kết cuối năm

Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển, các dự định kế hoạch trong những năm tiếp theo trong nội bộ doanh nghiệp; đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên.

Không đặt nặng về mặt hình thức, sự kiện này cần đầu tư cho phần nội dung và trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn.

Hội nghị thượng đỉnh

Đây là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế chính trị hợp tác giữa các nước với nhau.

Ở sự kiện này, tất cả mọi thứ đều phải được chuẩn bị kỹ càng và hoàn thiện nhất có thể. Đồng thời các phương án dự phòng là không thể thiếu được.

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị hội thảo phổ biến

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Yếu tố thành công nhất của sự kiện hội nghị chính là khách hàng.

Xác định sai đối tượng khách hàng sẽ không mang lại kết quả như mong đợi.

Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng như:

• Giới tính
• Độ tuổi
• Công việc
• Sở thích
• Mức thu nhập
• Khu vực sinh sống
• Tình trạng hôn nhân…

Ví dụ: Sản phẩm tã em bé cần hướng đến:

• Các chị em phụ nữ đã kết hôn
• Độ tuổi từ 23 – 40
• Sống ở các thành phố lớn (ở các vùng quê thường sử dụng tã vải)

Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến khách mời có thể đi dự hội nghị.

Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thời điểm thuận tiện cho việc di chuyển.

Để tránh các yếu tố về giao thông thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự kiện là

• 8h – 10h sáng
• 14h – 16h chiều
• 18h – 20h tối

Xác định thời điểm diễn ra chương trình hội nghị

Để xác định được địa điểm tổ chức, quý khách cần lưu ý những điều sau:

Số lượng khách tham dự

Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những địa điểm phù hợp.

Số lượng khách từ 200 – 500:

• Các trung tâm tiệc cưới
• Phòng họp và khách sạn 3 – 4 sao

Số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn:

• Khu resort
• Khách sạn 5 sao
• Nhà hàng sân vườn

Chi phí tổ chức

Quý khách cần hoạch định được chi phí để có thể xác định đúng quy mô của sự kiện.

Thông thường nếu có thuê các bên tổ chức sự kiện; các trung tâm sự kiện sẽ có phần báo giá chi tiết để quý khách đo lường và cân đối.

• Mức giá dao động tại các khách sạn 5 sao:

800.000 – 1.000.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

• Tại các khách sạn 4 sao trở xuống, quý khách có thể thuê:

300.000 – 500.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VND/ 1 phòng / 1 ngày (sức chứa dưới 100 khách)

Xem thêm:

Top những địa điểm cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM giá cả đa dạng

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

Kịch bản sơ lược

Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình.

Gồm có:

• Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
• Thời gian các hạng mục

Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.

Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết gồm:

• Các lời nói, dẫn dắt của MC
• Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:

• Khách hàng cảm thấy buồn chán
• Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
• Khách mời không hiểu được thông điệp
• Hiệu quả chuyển đổi không cao

Kịch bản cần thể hiện được:

• Phần nào diễn trước, diễn sau
• Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng
• Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì

Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên

• Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người.
• Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
• Xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.
• Đưa ra checklist cụ thể.

Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý

Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm:

• In thư mời cho khách hàng
• Xem xét địa điểm
• Xin giấy phép…

Nhóm phụ trách hậu cần:

• Setup hội trường
• Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…
• Kiểm tra thiết bị

Nhóm phụ trách việc đón khách:

• Lễ tân đón khách
• Đưa khách vào hội trường…
• Sắp xếp vị trí
• Hỗ trợ khách mời

Bố trí không gian tổ chức

• Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp
• Banner sự kiện
• Backdrop sân khấu
• Trang trí phòng hội nghị
• Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng

Ngoài ra quý khách còn có thể trưng bày sản phẩm của mình để tăng độ tiếp cận thương hiệu.

Các công việc cần chuẩn bị khác

• Ghi hình
• Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.
• Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Gửi thư mời cho khách mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần:

• Thống kê số lượng khách hàng để in giấy
• Gửi trước nhiều ngày
• Kiểm tra thông tin thư mời
• Lựa chọn thiết kế

Ví dụ: Sản phẩm về du lịch thì thiệp mời có thể là tấm passport, thiệp mời bằng giấy thơm cho sản phẩm nước hoa…

Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng.

Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung sự kiện.

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường bao gồm:

• Phần giới thiệu
• Phần trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới
• Phần trao đổi, thảo luận,
• Các tiết mục phụ (văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng)
• Phần tiệc, bữa ăn phụ

Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề (topic) quyết định mục đích tổ chức; thông điệp gửi tới người tham dự.

“Chủ đề cần ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích và kết hợp lợi ích của khách mời”

Ví dụ: Một buổi hội thảo du học nên chọn chủ đề: “Du học cần biết gì? Cơ hội nhận học bổng toàn phần tại Úc”

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Lời nói từ những chuyên gia hoặc những người nổi tiếng luôn có sức nặng hơn các thông điệp. Sử dụng lợi thế này sẽ giúp cho tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao

Tuy nhiên cần có danh sách câu hỏi và kịch bản cho diễn giả. Tránh được sự bối rối cho khách mời và mất thời gian hơn dự kiến.

Đồng thời nên sử dụng tên tuổi của các chuyên gia khi đăng thông cáo; thiết kế banner để thu hút thêm khách mời.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Không gian quá lớn sẽ khiến khách mời khó theo dõi; không khí của hội nghị hội thảo bị loãng. Không gian quá nhỏ sẽ ảnh hưởng đến sự thoải mái của người tham gia

Kiểm tra những tiện ích đi kèm địa điểm cung cấp giúp dự trù chi phí cho tất cả các vật dụng cần thiết; những vật dụng nào còn thiếu cần bổ sung.

Truyền thông cho sự kiện

Những kênh truyền thông hiệu quả hiện nay:

• Facebook
• Email
• Website
• Báo mạng
• Điện thoại

Mặt trái của các công cụ này chính là các khách mời ảo. Dù dùng hình thức quảng bá nào; hãy luôn gọi điện để xác nhận và gửi thư mời.

Thời gian truyền thông quá gần ngày tổ chức sẽ gây khó khăn cho việc sắp xếp tham gia.

Truyền thông sớm khuyến sức nóng của hội nghị bị giảm bớt.

Thông thường nên thông báo trước sự kiện từ 1-2 tuần.

Lấy thông tin người tham dự

Có thể ở thời điểm tham dự khách mời chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản phẩm. Hãy lưu lại thông tin để tiến hành remarketing.

Các hình thức lấy thông tin bao gồm:

• Điền Form
• Đăng ký nhận Email
• Thẻ thành viên

Với mẫu chương trình hội nghị khách hàng và kỹ năng tổ chức hội nghị vừa cung cấp trên; Cyber Show hy vọng có thể góp phần mang đến cho quý khách một buổi hội nghị thật thành công và hiệu quả.

Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cyber Show luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kỳ sự kiện gì của doanh nghiệp. Hãy trao đổi với chúng tôi hoặc để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!

Tìm hiểu thêm:

Kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới 

Top 3 địa điểm cho thuê phòng hội thảo tại Tp.HCM

Những quy định tổ chức hội thảo có thể doanh nghiệp chưa biết