Mỗi người trong chúng ta ắt hẳn đã từng có dịp được tham dự những sự kiện lớn. Diễn ra với quy mô hội thảo, hội nghị với hàng trăm khách tham dự. Khi hồi tưởng lại, quý độc giả có ấn tượng gì với những sự kiện đó? Đó có phải là địa điểm tổ chức, thành phần khách mời, sự chuyên nghiệp của nhân viên. Hay đơn giản là bài phát biểu rất hay trong hội nghị? Bài viết hôm nay sẽ đề cập đến một vài hướng dẫn tổ chức hội nghị. Đặc biệt là khi tổ chức sự kiện có nhiều khách mời để hoàn thiện thêm quá trình chuẩn bị hội nghị.
Không gian là yếu tố quan trọng
Số lượng khách mời hội nghị là điều tất yếu quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng hội nghị tốt nhất. Phòng hội nghị cho 200-500 khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp mà cũng không quá rộng.
Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu. Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe. Không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.
Địa điểm tổ chức hội nghị
Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với đối tượng khách mời là trung niên, lớn tuổi địa điểm tổ chức nên là các trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng và lịch sự.
Trong khi đó, các không gian ngoài trời thoáng đãng có thể là lựa chọn tốt hơn cho người trẻ tuổi. Những đối tượng càng có chức vụ, tầm quan trọng cao thì địa điểm tổ chức cũng vì thế mà nâng tầm đẳng cấp hơn thành khách sạn 5* hay resort đẳng cấp quốc tế.
Thời gian tổ chức hội nghị
Đối với người trẻ, học sinh sinh viên, thời gian tổ chức hội nghị nên là cuối tuần. Khi mà khách hàng có ngày nghỉ học, nghỉ làm và thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó đã kín chỗ do quá tải cuối tuần.
Một hội nghị quan trọng thì thời gian chuẩn bị có thể kéo dài vài tháng. Điều này đặt ra yêu cầu phòng hội nghị phải đảm bảo trống trong khoảng thời gian đó, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị. Ví dụ, hội nghị cấp cao APEC 2017. Có thành công trọn vẹn như vậy là nhờ thời gian chuẩn bị kéo dài suốt vài năm của cả một ekip.
Trang thiết bị phục vụ hội nghị quy mô 200 – 500 khách
Chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết.
Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Nhưng để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng. Thử nghiệm demo trước khi đưa vào vận hành.
Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.
Hướng dẫn tổ chức hội nghị với chi phí dự toán
Phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng. Thông thường các khách sạn 4-5*, resort sẽ tính phí trên đầu người, giá sẽ bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính,… Ở một số địa điểm phổ thông, tùy vào chất lượng phục vụ, hội trường sức chứa từ 200-500 khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới vài chục triệu đồng.
Kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp Cyber Show trở thành đối tác đáng tin cậy của quý khách hàng trong hành trình tổ chức những hội nghị đẳng cấp với giá thành hợp lý, phù hợp với nhu cầu của quý khách. Cảm ơn quý độc giả đã đón đọc bài viết.
Tìm hiểu thêm:
7 bước tổ chức Hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z
3 địa điểm không thể bỏ qua khi thuê phòng hội thảo khu vực TPHCM
