Gala Dinner là sự kiện để doanh nghiệp có thể tri ân tới khách hàng, đối tác; hoặc là với toàn thể nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Và cho dù là thành phần khách mời là; ai thì mục tiêu hướng đến của chương trình chính là sự thành công và tạo được dấu ấn. Để làm được điều đó, ban tổ chức cần phải có sự chuẩn bị; và kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tổ chức Gala Dinner. Nội dung bài viết dưới đây; Cyber Show sẽ giới thiệu cho quý khách hàng cách thức lập kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết.
Tìm hiểu: Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner thành công cho doanh nghiệp
I. Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Để có thể tổ chức được một sự kiên, điều kiện cần chính là địa điểm tổ chức. Chính vì thế; ban tổ chức cần phải triển khai tìm kiếm địa điểm phù hợp cho việc tổ chức Gala Dinner sắp tới.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm ngoài trời đê tổ chức Gala Dinner. (Nguồn: Internet)
Một địa điểm phù hợp sẽ được đánh giá; xem xét dựa trên tính chất của sự kiện Gala Dinner:
- Theo tính chất khách mời tham dự
- Chi phí bỏ ra
- Sự thuận lợi trong việc di chuyển…
Cần tìm kiếm và khảo sát các địa điểm sớm; để có thể chắc chắn có được một không gian tổ chức hài lòng và ưng ý. Vì trong thời điểm cuối năm sẽ có nhiều đơn vị có nhu cầu về địa điểm tổ chức sự kiện.
II. Dự kiến khách mời và gửi giấy mời phù hợp
Dự kiến khách mời tham dự sự kiện Gala Dinner cũng vô cùng quan trọng. Và cần được thực hiện song song với bước tìm địa điểm tổ chức.
Bởi số lượng khách mời sẽ quyết định diện tích hội trường; hoặc không gian cần có. Điều này là yếu tố quyết định để đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức.
Sau khi lên danh sách khách mời tổ chức và xác định được địa điểm. Ban tổ chức cần thông báo và gửi giấy mời sớm cho các khách mời. Để họ có thể sắp xếp thời gian; cũng như phương án đi lại; hoặc phản hồi sớm trong trường hợp không thể tham gia.
Điều này giúp ban tổ chức nắm được thông tin chính xác số khách mời tham dự; và có những tính toán hợp lý cho việc lên kịch bản cho chương trình.
Số lượng khách mời là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến bàn tiệc Gala Dinner. (Nguồn: Internet)
III. Xây dựng kịch bản tổ chức hay, độc đáo và nhiều ý nghĩa
Khách mời và địa điểm đã có; cũng là lúc kịch bản cần phải được xây dựng và chuẩn bị một cách chăm chút và tỉ mỉ; để có thể tạo được ấn tượng, độc đáo và nhiều ý nghĩa cho sự kiện Gala Dinner.
Bước này, ban tổ chức cần phải có nhiều thời gian để xem xét, đánh giá. Và cần có sự góp ý của nhiều cá nhân để đạt được sự toàn vẹn và hoàn hảo nhất có thể.
Tham khảo: Sự kết hợp hoàn hảo Gala Dinner du lịch lý tưởng
IV. Kế hoạch tổ chức Gala Dinner cần có phương án dự phòng
Việc dự phòng và có kế hoạch ứng biến các tình huống ngoài kế hoạch tổ chức Gala Dinner cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Để có thể đảm bảo ứng biến và xử lý tốt mọi vấn đề phát sinh; và đảm bảo thành công trọn vẹn cho chương trình.
Trên đây là những chia sẻ của Cyber Show để có thể thực hiện tốt việc lập kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết. Chúc quý khách hàng có thể thực hiện thành công nhiệm vụ này. Và đừng ngần ngại liên hệ tới chúng tôi để được tư vấn miễn phí và chi tiết mọi thắc mắc!
