Nếu quý khách đã có thâm niên làm việc trong các doanh nghiệp. Hay là tự mình thành lập doanh nghiệp thì chắc chắn sẽ có lúc anh chị nhận được mail mời hội nghị từ đối tác. Hoặc anh chị có thể sẽ đích thân gửi mail; mời đối tác tham dự hội nghị – hội thảo khách hàng của công ty mình. Trải qua thời gian, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội, công tác tổ chức hội nghị khách hàng lại càng được sáng tạo nhiều hơn, với nhiều kịch bản hấp dẫn hơn. Để quý khách có thể hiểu rõ về hội nghị là gì? Làm thế nào để có một hội nghị – hội thảo khách hàng thành công? Hãy cùng Cyber Show tìm hiểu nhé!
Tham khảo thêm:
7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo khách hàng thành công vang dội
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp. Với thành phần khách mời là những khách hàng, đối tác chiến lược.
Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp có thể tồn tại được phải có khách hàng. Thậm chí là những khách hàng trung thành, tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp trong một thời gian dài.
Mục đích của việc tổ chức hội nghị
Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để tri ân khách hàng. Đa phần khách mời của hội nghị thường là doanh nghiệp, hay đối tác, nhà đầu tư.
Còn khách hàng cá nhân thì sẽ có những hình thức để tri ân riêng như khuyến mãi. Bởi vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông.
Thậm chí một số các doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông thì có mạng lưới khách hàng cá nhân trên khắp cả nước. Do đó sẽ không đủ thời gian và kinh phí để tổ chức với quy mô rộng rãi.
Địa điểm phổ biến diễn ra hội nghị – hội thảo khách hàng
Bước đầu tiên để một hội nghị – hội thảo khách hàng thành công đó là cần phải xác địch được địa điểm tổ chức. Để tăng thêm phần long trọng, hoành tráng.
Các hội nghị tri ân khách hàng thường được tổ chức tại hội trường của những khách sạn, nhà hàng lớn. Hội thảo khách hàng sẽ có những bữa tiệc nhẹ, và có cả những phần quá dành cho khách mời.
Doanh nghiệp có thể xen vào chương trình những tiết mục văn nghệ, ca nhạc thu hút trên những sân khấu được dàn dựng hoành tráng, với đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng và có cả màn hình LED để khách mời có thể theo dõi được chương trình đang diễn ra.
Mẫu chương trình tổ chức hội thảo – hội nghị thành công
Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị
Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty để bắt đầu gửi thư mời, đi kèm với lời cảm ơn đến với khách hàng.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Trong chương trình hội nghị – hội thảo khách hàng, thời gian và địa điểm tổ chức là yếu tố khá quan trọng. Dựa vào số lượng khách hàng đã được thống kê một cách kỹ lưỡng.
Phòng tổ chức bắt đầu lên kế hoạch để tìm địa điểm tổ chức. Tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm mà các khách sạn liệu có kín phòng họp hay không. Tốt nhất nếu như theo kế hoạch thì doanh nghiệp nên đặt phòng hội trường, hội nghị tại các khách sạn trước khoảng 2 tháng. Điều đó đảm bảo có phòng hội nghị cho doanh nghiệp tổ chức.
Nếu doanh nghiệp của anh chị liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện. Thì những đơn vị này sẽ tìm kiếm các địa điểm có thể tổ chức hội nghị. Vì một phần những công ty này sẽ có đối tác là các khách sạn, nhà hàng lớn, dễ dàng làm việc hơn.
Ý tưởng, kịch bản, chương trình hội nghị tri ân khách hàng
Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản; cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn.
Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện chính thức diễn ra
Vì đây là một sự kiện quan trọng. Vì thế mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra cần được kiểm tra cực kì kĩ lưỡng. Tốt nhất trước khi sự kiện chính thức diễn ra; quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục tổ chức sự kiện.
Bên cạnh đó phải dự phòng được những tình huống bất ngờ sẽ xảy ra. Để có những giải pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra kĩ lưỡng sẽ khiến cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, “cẩn tắc thì vô ưu”.
Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với chương trình Team Building/ Company Trip
Việc tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp Team Building hoặc Company Trip đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bởi hình thức tổ chức hội nghị này vô cùng hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích đáng kể.
Thông thường, các sự kiện, chương trình hội nghị kết hợp du lịch công ty đều mang những nét đặc trưng riêng trong văn hoá của nhiều doanh nghiệp. Sự kiện không chỉ đơn thuần là để trao đổi, hội thảo về các chuyên đề, dự án; mà còn là dịp để doạnh nghiệp cùng các đối tác, khách hàng, nhân viên của mình vui chơi, thư giãn sau khoảng thời gian làm việc vất vả.
Bởi tính chất của các buổi hội nghị, hội thảo đa phần đều rất khô khan và dễ gây nhàm chán cho các khách mời. Kết hợp hội nghị khách hàng cùng Team Building, Company Trip hoặc các buổi tiệc Gala Dinner chắc chắn sẽ mang lại nhiều ấn tượng và thích thú hơn cho người tham dự. Qua đó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng truyền tải những thông điệp, mục tiêu của buổi hội nghị; cũng như gắn kết, tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu bền giữa các đối tác, khách hàng. Bên cạnh đó còn nâng cao năng suất lao động, làm việc của tập thể công nhân viên.
Tham khảo:
Hội nghị chuyên đề “Đường đua MDRT 2020” của Prudential Việt Nam
Cyber Show hân hạnh mang lại cho quý khách hàng những hội nghị – hội thảo khách hàng được tổ chức hoành tráng, hấp dẫn. Giúp quý công ty có thể gây ấn tượng trong mắt khách mời. Liên hệ ngay đến Cyber Show để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất!
