Tổ chức Hội nghị khách hàng hay hội nghị tri ân khách hàng; là một sự kiện thường niên quan trọng của các đơn vị doanh nghiệp. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng. Hội nghị này kết hợp với hoạt động tri ân các khách hàng; đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ; sản phẩm của quý doanh nghiệp. Để sự kiện diễn ra thành công theo kế hoạch. Quý công ty, doanh nghiệp cần chú tâm đến nhiều các khía cạnh. Trong đó, vấn đề thống kê; hoạch định đầy đủ các chi phí hội nghị khách hàng được sử dụng để dự tính ngân sách chính xác, hợp lý. Cyber Show rất hân hạnh cung cấp các vấn đề cần chú ý khi tiến hành dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.
Liệt kê các hạng mục cần chi
Chi phí hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục: từ phí dựng sân khấu, thuê hệ thống chiếu sáng, thuê hội trường,… đến các chi phí thuê người dẫn; người biểu diễn, sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù cụ thể rõ ràng. Bởi vậy, trước tiên quý doanh nghiệp không nên bỏ qua bước liệt kê các hạng mục chi tiêu từ khái quát đến chi tiết. Từ những hạng mục lớn phân chia đến hạng mục nhỏ hơn.
Việc liệt kê, lập danh sách cũng giúp cho quý công ty; doanh nghiệp tránh được trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí. Sử dụng phương pháp này cũng giúp cho kế hoạch chi tiêu; lựa chọn ngân sách khoa học và hợp lý.
Dự trù chi phí cho từng hạng mục
Sau khi thực hiện liệt kê đầy đủ những hạng mục cần chi tiêu, các quý công ty; doanh nghiệp nên nêu rõ ngân sách khả dụng dành cho từng mỗi hạng mục. Để tránh việc lập sót nên đi từ các hạng mục lớn đến những hạng mục nhỏ hơn. Dự trù chi phí càng tỉ mỉ, cụ thể việc tổ chức hội nghị khách hàng sẽ càng thuận lợi. Độ chính xác về vấn đề thu chi cũng cao hơn.
Lập các hạng mục dự trù chi phí hội nghị khách hàng hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách; hay phân bổ chi phí không đều, bất hợp lý trong khâu trù bị chương trình. Lựa chọn ngân sách phù hợp cũng giúp quý công ty; doanh nghiệp chọn lựa quy mô chương trình hội nghị khách hàng phù hợp nhất.
Dự trù chi phí phát sinh
Bên cạnh những hạng mục chi phí chính dành cho hội nghị. Các quý công ty; doanh nghiệp nên tính toán thêm các trường hợp phát sinh. Trong việc tổ chức chương trình khó có thể tránh những trường hợp bất khả kháng; gây ra tổn thất, cần đền bù, sửa chữa, thiết lập lại, chi tiêu thêm bởi vậy để tránh việc phá vỡ ngân sách. Ban tổ chức nên có những dự tính trước về các mức chi phí phát sinh dựa trên xu hướng của thị trường.
Hạng mục phát sinh chủ yếu nằm ở giá của vật liệu dàn dựng; chi phí nhân công tăng hay các sự cố không may. Để chi phí chính xác, quý công ty; doanh nghiệp nên nắm quyền chủ động trong việc đưa ra dự trù phát sinh thêm. Tránh các trường hợp không kịp điều động nguồn lực; vật lực gây nên tổn thất lớn hơn cho chương trình hội nghị.
Trên đây là những điều cần lưu ý khi hoạch định các chi phí hội nghị khách hàng các quý công ty; doanh nghiệp nên lưu tâm. Ngoài những hạng mục trên. Các quý công ty có thể cụ thể tỉ mỉ hơn; tùy thuộc vào sự khắt khe của mỗi đơn vị trong việc sắp xếp ngân sách chi tiêu cho chương trình hội nghị khách hàng thường niên. Cyber Show chúc cho quý khách hàng tổ chức hội nghị khách hàng thành công trong khuôn khổ chi phí hội nghị khách hàng chuẩn xác, hợp lý nhất.
Tìm hiểu thêm:
7 bước tổ chức hội nghị – hội thảo chi tiết mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
