Tổ chức sự kiện cần những gì? Yếu tố quyết định sự thành công
Cyber Show » Ngành tổ chức sự kiện » Tổ chức sự kiện cần những gì? Yếu tố quyết định sự thành công

Tổ chức sự kiện cần những gì? Yếu tố quyết định sự thành công

190
Cyber Show

Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, tổ chức sự kiện trở thành một công cụ không thể thiếu cho việc xây dựng hình ảnh và quảng bá cho doanh nghiệp. Vì vậy, để tổ chức một sự kiện có thể mang lại những hiệu ứng truyền thông tích cực, truyền tải hiệu quả thông điệp đến với khách hàng, doanh nghiệp cần chú ý những gì khi tổ chức sự kiện và yếu tố nào quyết định sự thành công của điều đó? Cùng Cyber Show đưa ra lời giải đáp qua bài viết sau.

Tìm hiểu

I. Những tiêu chí để giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công theo đúng mong đợi, quý doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau

1. Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Mỗi một sự kiện được tổ chức mang ý nghĩa khác nhau. Và nhằm vào đối tượng khách hàng khác nhau. Do vậy với mỗi một sự kiện, quý doanh nghiệp cần chú ý hết sức trong việc lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện đó.

Chủ đề cho sự kiện nhằm tạo sự thống nhất cho tất cả các khâu truyền thông, hình ảnh, âm nhạc, quà tặng… có thể truyền tải đúng và chính xác những gì mà quý doanh nghiệp mong muốn gửi đến khách hàng của mình.

2. Lập kế hoạch tổ chức

Để đảm bảo việc tổ chức sự kiện đúng theo yêu cầu đặt ra. Cũng như các khâu các bộ phận phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ. Thì quý doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đảm bảo đầy đủ các nội dung về mục đích, yêu cầu, đối tượng khách hàng định hướng tới, thành phần khách mời, mục tiêu, số lượng khách hàng, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận…

3. Triển khai thực hiện tổ chức sự kiện

Sau khi lập kế hoạch, tiến hành giai đoạn triển khai các bước để thực hiện tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện

Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, quý doanh nghiệp nên chú ý đến việc chuẩn bị các khâu sao cho chu đáo và cẩn thận, các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng

tổ chức sự kiện cần những gì

Các công đoạn cần phải được lên kế hoạch và chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra (Nguồn: Cyber Show)

Những vấn đề như kịch bản khai mạc, kịch bản diễn ra những sự kiện nhỏ phục vụ cho sự kiện lớn, quà tặng, âm thanh, ánh sáng, PG, ca sĩ, giấy mời, sân khấu,…đều cần được chuẩn bị trước hết, và cũng đưa ra các phương án dự phòng cho các trường hợp xảy ra.

Trong lúc diễn ra sự kiện

Trong khi sự kiện diễn ra cần đảm bảo các yếu tố như an ninh, trật tự, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời, bộ phận lễ tân, bộ phận truyền thông, bộ phận phục vụ… đều cần tăng cường năng lượng lên đến 200% để đảm bảo sự kiện diễn ra không có sự cố, linh hoạt xử lý…

Sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện diễn ra, các bộ phận cần tổng hợp dữ liệu báo cáo về sự kiện, đồng thời phải họp để rút ra kinh nghiệm, những ưu điểm và hạn chế để có thể tìm ra nguyên nhân khắc phục những khuyết điểm đó, và phát huy tốt hơn những ưu điểm đó.

II. Yếu tố quyết định sự thành công một sự kiện

Để có thể tổ chức thành công một sự kiện, ngoài các khâu chuẩn bị chu đáo, thì còn có một số có yếu tố quyết định sự thành công đó là

1. Ý tưởng sự kiện độc đáo

Ý tưởng độc đáo ở đây là sự độc đáo ở trong nhiều khâu, từ khâu lên chủ đề đến thiết kế. Nếu có ý tưởng độc đáo thì sự kiện tổ chức đã có đến 80% thành công.

Sự độc đáo trong thiết kế, sự độc đáo khi lên chủ đề, sự độc đáo toát ra từ kịch bản,… sẽ thu hút người xem và tạo được ấn tượng trong lòng khách hàng

2. Key moment ấn tượng

Đây là một yếu tố quan trọng trong việc thành công của sự kiện. Đó là điểm nhấn của sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra bình bình, không có điểm nhấn. Đó là một dấu hiệu của sự thất bại. Nhưng nếu có điểm nhấn ấn tượng nhằm thu hút người xem, ghi điểm trong tâm trí khách hàng. Thì quý khách đã tổ chức sự kiện thật sự thành công.

Vì vậy khi tổ chức sự kiện, quý doanh nghiệp cần xác định điểm nhấn của sự kiến. Sự kiện đó là gì và cố gắng truyền đạt trọn vẹn được ý tưởng đó.

3. Trang trí sự kiện thu hút

Thực tế nhiều khi khách hàng bị thu hút bởi hình ảnh hơn là ngôn ngữ. Cái đập vào tâm trí đầu tiên đó là cái họ nhìn thấy. Vì vậy một sự kiện cần có sự trau chuốt trong thiết kế và rõ ràng, thống nhất về mặt thông điệp trong trang trí

to-chuc-su-kien-can-nhung-gi-yeu-to-quyet-dinh-su-thanh-cong

Hình ảnh doanh nghiệp trau chuốt và kĩ càng sẽ để lại ấn tượng tốt cho khách hàng (Nguồn: Cyber Show)

Thiết kế banner, thiết kế sân khấu và tổng thể khu tổ chức, cổng chào, khán đài, trang phục,… thậm chí cả đội ngũ nhân viên đều cần phải tạo sự thu hút nhất định đối với người nhìn.

Hy vọng rằng qua bài viết trên quý doanh nghiệp đã có những thông tin bổ ích. Góp phần giúp việc tổ chức sự kiện thành công. Tuy nhiên để có thể thực sự thành công trong một sự kiện bất kỳ. Doanh nghiệp nên phối hợp với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chất lượng. Cyber Show là một lựa chọn không tồi đối với quý doanh nghiệp. Cyber Show có nhiều năm kinh nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện. Như hội nghị khách hàng, lễ khai trương, lễ động thổ, lễ khánh thành, lễ sinh nhật, hội thảo,… Với đội ngũ nhân viên tận tình, chu đáo, trách nhiệm và có tầm nhìn. Cyber Show luôn đảm bảo đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu.

Chia sẻ thông tin
Top