Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu thành công cho doanh nghiệp
Cyber Show » Ngành tổ chức sự kiện » Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu thành công cho doanh nghiệp

Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu thành công cho doanh nghiệp

31 - 10 - 2018263
Cyber Show

Tổ chức sự kiện không còn là khái niệm xa lạ với doanh nghiệp. Đặc biệt là các công ty luôn phải tổ chức các hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Hoặc đơn giản để quảng bá hình ảnh cho thương hiệu của mình. Để sự kiện thành công, các công ty, doanh nghiệp phải lập ra những kế hoạch chi tiết. Lên kịch bản về những nội dung và danh mục công việc cần thực hiện. Dưới đây là kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu cho các doanh nghiệp có thể tham khảo theo 

Xem thêm 3 yếu tố cần có để sự kiện được tổ chức thành công

Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu thành công cho doanh nghiệp

Nắm rõ các bước lên kế hoạch cho sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí (Nguồn: internet)

I. Các yếu tố cơ sở kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu

1. Nhân sự tham gia

Nhân sự là một yếu tố rất quan trọng để làm nên sự thành công của các sự kiện. Đôi khi trong quá trình diễn ra sự kiện, không tránh khỏi những sai sót hay những sự cố không mong đợi. Đây là lí do cần có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình. Là những người có tinh thần làm việc nhóm tốt, hiểu rõ được cần phải làm gì. Những người này sẽ giúp hạn chế tối đa sai sót. Đồng thời khắc phục nhanh nhất những sự cố xảy ra.

2. Ngân sách cho sự kiện

Để tổ chức sự kiện thành công, các công ty cần nắm được ngân sách mình có. Từ đó có thể lên kế hoạch chi tiêu cho phù hợp nhất. Chi tiêu quá nhiều cho sự kiện có thể ảnh hưởng đến các chiến dịch marketing khác. Sự thành công của một chiến dịch không chỉ phụ thuộc vào một sự kiện. Do đó hãy cân bằng ngân sách sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Mục tiêu sự kiện

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, quý công ty nên đặt ra các mục tiêu nhất định. Từ đó có thể lên được kế hoạch chi tiết để thực hiện chương trình một cách tốt nhất. Mục tiêu cần được các công ty đặt ra một cách rõ ràng: hướng đến đối tượng nào? Thông điệp muốn truyền tải là gì?. Khi xác định rõ mục tiêu thì quý công ty sẽ dễ dàng lập ra được kế hoạch chi tiết, cụ thể. Để thực hiện chương trình sao cho hiệu quả  nhất.

4. Ý tưởng sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, quý công ty phải lên những ý tưởng thật thu hút và hấp dẫn. Một ý tưởng hay, đặc biệt sẽ giúp cho mục tiêu của sự kiện được thực hiện một cách rõ ràng và thành công nhất. Từ đó để lại một ấn tượng sâu sắc đối với tất cả các khách mời tham dự chương trình.

kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu

Ý tưởng hay sẽ giúp khách mời ghi nhớ được thông điệp (Nguồn: Internet)

II. Tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức

1. Liên hệ các bên thứ ba

Để tổ chức một sự kiện thành công thì một mình các công ty doanh nghiệp không thể tự mình thực hiện được. Cần hợp tác, kết hợp với các bên thứ ba, như các bộ phận đảm nhận công việc âm thanh, ánh sáng, công ty tổ chức sự kiện và các khách mời của chương trình. Công việc liên hệ đến các bên thứ ba nên tiến hành từ sớm. Một phần vì công đoạn thỏa thuận cũng sẽ tốn khá nhiều thời gian. Một phần để đảm bảo sẽ luôn có phương án dự phòng cho sự kiện.

2. Trang trí, chuẩn bị

Công tác trang trí, chuẩn bị cần được thực hiện một cách cẩn thận và chỉnh chu nhất. Bởi vì đây sẽ là công đoạn quyết định ấn  tượng đầu tiên của khách mới. Thời gian chuẩn bị và trang trí cho sự kiện càng sớm càng tốt, quý công ty sẽ có thể có những sự thay đổi hợp lý nếu gặp trục trặc trong quá trình chuẩn bị.

3. Thông báo

Trước khi tổ chức chương trình, quý công ty phải thực hiện công đoạn thông báo đến cho các khách hàng. Hiện nay các phương tiện được ưa chuộng sử dụng nhất vẫn là truyền thông bằng báo chí, tivi, internet. Quý công ty có thể lựa chọn phương thức truyền thông đến các khách hàng phù hợp với ngân sách và mục đích, quy mô chương trình của mình.

4. Đưa ra các phương án dự phòng

Trong quá trình thực hiện chương trình không thể không tránh khỏi những sự cố những tình huống xảy ra ngoài ý muốn. Do đó quý công ty nên đưa ra các phương án dự phòng trước. Đặc biệt là về phần thiết bị sự kiện, nhân sự. Ví dụ như có những trang thiết bị, có những tiết mục dự phòng, những kịch bản đã được thay đổi để có thể sử dụng ngay lập tức trong trường hợp cần thiết.

5. Tổng duyệt chương trình

Đây là bước cuối cùng trước khi một chương trình chính thức được bắt đầu. Tùy theo từng quy mô chương trình mà các quý công ty có tổng duyệt. chương trình để đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách đúng trình và trọn vẹn nhất

Trên đây là kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu mà CyberShow muốn giới thiệu đến các công ty doanh nghiệp để có thể tổ chức được một sự kiện thành công nhất.

Cập nhật lần cuối: 31-10-2018
Chia sẻ thông tin
Top