Mẫu chương trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp 2018
Cyber Show » Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng » Mẫu chương trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp 2018

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp 2018

20 - 10 - 2018954
Cyber Show

Hội nghị khách hàng hay còn gọi là hội nghị tri ân khách hàng. Là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư. Từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng. Mục đích của sự kiện này là tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền từ hội nghị này nhằm tăng cường mối quan hệ, nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình. 

Tìm hiểu thêm Hội nghị khách hàng là gì?

Để có được một sự kiện hội nghị thành công; các doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ quy trình tổ chức. Dưới đây là một số bước cơ bản trong cách tổ chức hội nghị; và kỹ năng tổ chức sự kiện mà quý khách cần lưu ý.

I. Mẫu chương trình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến

Đây là mẫu chương trình theo các bước trình tự hợp lý và chi tiết nhất cho doanh nghiệp tham khảo.

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Yếu tố thành công nhất của sự kiện hội nghị tri ân khách hàng chính là khách hàng. Thông qua số lượng và giá trị khách hàng ta có thể đánh giá được hội nghị đó như thế nào, kể cả khách hàng tiềm năng. Và nếu xác định sai đối tượng khách hàng thì hội nghị đấy cũng giống như “nước đổ lá khoai”, vô ích và không có kết quả như mong đợi.

Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Và từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng như: giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích, mức thu nhập, khu vực sinh sống, tình trạng hôn nhân…

Ví dụ như sản phẩm tả em bé cần hướng đến các chị em phụ nữ đã kết hôn, độ tuổi từ 27 – 40, sống ở các thành phố lớn…

to-chuc-hoi-nghi-khach-hang

Chương trình hội nghị tri ân khách hàng cuối năm là dịp để các doanh nghiệp tri ân những khách hàng trung thành. (Nguồn: Internet)

2. Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Vì đây là lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian hơn để đi dự hội nghị. Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường dậy muộn hơn. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự kiện là 14h – 16h chiều.

3. Xác định thời điểm diễn ra chương trình hội nghị 

Để xác định được địa điểm tổ chức; quý khách cần lưu ý những điều sau:

  • Số lượng khách tham dự: Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những địa điểm phù hợp. Số lượng khách từ 200 – 500 người nên chọn những sảnh tiệc vừa phải, để tăng thêm sự ấm cúng.
  • Còn với số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn, có thể chọn các đại sảnh lớn, hoặc ngoài trời rộng rãi và thoáng mát hơn. Địa điểm nên là những nơi nhiều người biết đến, dễ đi và dễ tìm.
  • Chi phí tổ chức: Là một trong những điều thiết yếu của hội nghị. Quý khách cần hoạch định được chi phí để có thể xác định đúng quy mô của sự kiện. Tránh trường hợp tiêu hao chi phí.
hoi-nghi-khach-hang

Một hội nghị thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố (Nguồn: Internet)

4. Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

  • Kịch bản sơ lược: Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình. Gồm có các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn. Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.
  • Kịch bản chi tiết: Kịch bản chi tiết gồm các lời nói, dẫn dắt của MC. Đồng thời phải phân bổ công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài được. Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu cho buổi hội nghị của doanh nghiệp như:

Khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ. Chính vì thế nội dung trong các bước tổ chức phải được lên sẵn phần nào diễn trước, diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp đến khách hàng.

5. Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Phân công và điều phối công việc là một trong những kỹ năng tổ chức. Ở quy trình này sẽ có mẫu kế hoạch chương trình hội nghị cụ thể như sau:

  • Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên: Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người. Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên. Và xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.
  • Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý: Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm phần in thư mời cho khách hàng, xem xét địa điểm, xin giấy phép…
  • Nhóm phụ trách hậu cần có trách nhiệm setup hội trường, sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại… Nhóm phụ trách việc đón khách gồm có các lễ tân đón khách, đưa khách vào hội trường…
  • Bố trí không gian tổ chức: Không gian tổ chức cần phải được bố trí sao cho hợp lý, bắt mắt và gây ấn tượng. Bao gồm khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp.
  • Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng. Ngoài ra quý khách còn có thể trưng bày sản phẩm của mình  để tăng độ tiếp cận thương hiệu.
  • Trên sân khấu phải có cái banner, backdrop để thể hiện được nội dung chính của chương trình…
  • Các công việc cần chuẩn bị khác như ghi hình, đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng. Phải đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…
cách tổ chức hội nghị khách hàng

Phân chia công việc và trách nhiệm hợp lý; là cách để hội nghị dễ dàng đi đến thành công. (Nguồn: Internet)

6. Gửi thư mời cho khách mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách hàng để in giấy. Cần gửi trước nhiều ngày và nội dung giấy mời phải rõ ràng, mạch lạc.

Ngoài ra các doanh nghiệp nên xem xét đến thiết kế thư mời sao cho thật bắt mắt, độc đáo, mang phong cách của sản phẩm. Ví dụ như sản phẩm về du lịch thì thiệp mời có thể là tấm passport, thiệp mời bằng giấy thơm cho sản phẩm nước hoa…

7. Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng. Những món quà phổ biến trong tổ chức hội thảo khách hàng; thường là những quyển sổ tay, lịch, bút bi (có in logo doanh nghiệp). Đó đều là những vật dụng không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng.

II. Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

1. Kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm khi tổ chức hội nghị khách hàng

Cộng lại các bước trong mẫu chương trình hội nghị trên lại với nhau; cũng chưa đủ để tạo nên buổi hội nghị tri ân khách hàng; nếu thiếu đi điều kiện cần là yếu tố kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm.

Đây một điều kiện quan trọng để giúp cho quy trình ấy có thể kết tủa thành một chương trình hội nghị thành công.

Mỗi nhân sự đều được bàn giao công việc và trách nhiệm khác nhau. Nhưng tất cả mọi người cần phải nắm rõ tất cả quy trình để có thể phối hợp nhịp nhàng chương trình, bổ trợ và giúp đỡ nhau trong mọi tình huống.

2. Kỹ năng quản lý và điều phối chương trình hội nghị, hội thảo

Đây là kỹ năng cần thiết cho người tổ chức sự kiện nói chung; cũng như tổ chức hội thảo – hội nghị nói riêng. Với hàng loạt các tiết mục trong nhiều quy trình như thế; người tổ chức giống như một người sản xuất chương trình.

Bất kể là chương trình hội nghị nào; cũng cần phải có kỹ năng quản lý, giám sát và điều phối. Hình dung được tổng thể như thế nào, và cũng phải hoạch định được các chi tiết nhỏ bên trong ra sao.

Là người luôn đi trước các tiết mục chương trình; giám sát, đề cao cảnh giác trong suốt quá trình chương trình diễn ra. Và cũng là người ở lại để tổng kết và kiểm tra sau chương trình.

Với mẫu chương trình hội nghị khách hàngkỹ năng tổ chức hội nghị vừa cung cấp trên; Cyber Show hy vọng có thể góp phần mang đến cho quý khách một buổi hội nghị thật thành công và hiệu quả. Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cyber Show luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kỳ sự kiện gì của doanh nghiệp. Hãy trao đổi với chúng tôi hoặc để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!

Cập nhật lần cuối: 20-10-2018
Chia sẻ thông tin
Top