Cyber Show » Tổ chức Hội Nghị Khách Hàng » Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

09 - 06 - 2018251
Cyber Show

Hội nghị khách hàng hay Hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng. Mục đích cuối cùng là tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền từ hội nghị này nhằm tăng cường mối quan hệ, nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Ngoài xác định mục đích tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng các công ty, doanh nghiệp cần xác định được quy trình tổ chức hội nghị khách hàng sao cho chuyên nghiệp, thành công nhất. Một số bước cơ bản trong quy trình tổ chức quý công ty, doanh nghiệp cần nắm bắt như sau

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Hội nghị tổng kết cuối năm vừa là sự kết hợp giữa hội nghị tri ân khách hàng & tiệc tất niên (Nguồn: Cyber Show)

1. Xác định thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian hơn để đi dự hội nghị. Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường dậy muộn hơn. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự hiện là 14h – 16h chiều

2. Xác định địa điểm tổ chức

Các công ty, doanh nghiệp nên chọn địa điểm dễ tìm, có giao thông thuận tiện để khách hàng dễ tìm đến. Có thể là đặt tại các công ty cung cấp dịch vụ, khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo, … Nhưng cần chú ý địa điểm tổ chức này có đủ khả năng chứa số lượng người tham dự hay không nhé!

Một số lưu ý dù đặt địa điểm ở đâu thì quý công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề, bàn ghế cho khách hàng ngồi ổn định, thoải mái để truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất.

3. Xây dựng kịch bản chương trình

Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài được, việc kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu cho buổi hội nghị của doanh nghiệp như: khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ . Chính vì thế nội dung trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được lên sẵn phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt được.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển doanh nghiệp (Nguồn: Cyber Show)

4. Chuẩn bị lập kế hoạch, phân công, điều phối công việc

Việc chuẩn bị này rất quan trọng, ban tổ chức nên cần phân chia các phần:

– Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người.

-Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát.

-Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện:

  • Đối ngoại: Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
  • Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông, …
  • Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.   

5. Gửi thư mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. nhưng trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách hàng để in giấy. Cần gửi trước 7 ngày và nội dung giấy mời cần rõ ràng, mạch lạc.

6. Công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

Bố trí không gian tổ chức hội nghị:

  • Bố trí vị trí cửa ra vào.
  • Treo khẩu hiệu chào mừng.
  • Nếu chương trình quy mô lớn thì đặt bảng chỉ dẫn.
  • Trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp.
  • Treo slogan, khẩu hiệu chính lên sân khấu.
  • Treo logo của công ty, doanh nghiệp.

Các công việc chuẩn bị khách như: quà tặng cho khách, ghi hình giới thiệu sản phẩm, …

7. Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp sẽ tặng quà khách mời và tiễn khách về chu đáo. Những món quà phổ biến trong tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng thường là những quyển sổ tay (có in logo doanh nghiệp), bút bi. Đó đều là những vật dụng không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng.

Để có một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng một cách hiệu quả, chu đáo, tạo nhiều ấn tượng cho khách hàng, đối tác quý công ty, quý doanh nghiệp đừng ngần ngại chia sẻ với Cyber Show chúng tôi. Cyber Show với kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng cho các doanh nghiệp lớn, vừa & nhỏ chắc chắn sẽ mang đến cho anh chị những buổi hội nghị khách hàng thành công ngoài mong đợi. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ngay báo giá tốt nhất thị trường nhé!

Chia sẻ thông tin
Top